in

5 პლატფორმა თქვენი კომპანიის დოკუმენტბრუნვის ოპტიმიზაციისთვის

ციფრული დოკუმენტბრუნვის ცნება მას შემდეგ გახდა აქტუალური, რაც ჩვენს ოფისებში კომპიუტერები გამოჩნდა და ათასობით ფაილის მართვა საკმაოდ რთულ ამოცანად იქცა. ამ გამოწვევამ კომპანიები მიიყვანა აზრამდე შეექმნათ საშუალებები დოკუმენტბრუნვის ოპტიმიზაციისთვის (DMS). ამის ფონზე, შეიქმნა Word-ის ფაილები, ელექტრონული ცხრილები, PDF ფაილები… ამის პარალელურად, ოფისებმა ქაღალდების მოხმარება შეამცირეს. ეტაპობრივად, ორგანიზაციულ გარემოში თავი დაიმკვიდრა დოკუმენტბრუნვის სისტემისა და პროგრამული უზრუნვეყოფის ცნებამ. მისი ფუნქციაა დააგროვოს დოკუმენტები, შეინახოს, მართოს და მათ მარტივ მიმოცვლაში დაგვეხმაროს, კორპორაციული მასშტაბით. მას აქვს ის საჭირო ფუნქციები, რაც ორგანიზაციებს ეხმარება დოკუმენტების გაციფრულებასა და ბიზნეს-პროცესების ავტომატიზაციაში. რა გასაკვირია, რომ თანამედროვე ციფრულ გარემოში, ორგანიზაციები მუდმივად ეძებენ უკეთეს მეთოდებს, რაც მათ დოკუმენტბრუნვის ოპტიმიზაციაში დაეხმარებათ.

დღესდღეობით, უპირატესობა დოკუმენტბრუნვის ისეთ სისტემებს ენიჭება, რომლებიც ღრუბლოვან სივრცეებს იყენებენ. შესაბამისად, არც საწყობი გვესაჭიროება და არც გაჯეტი – დოკუმენტების უსაფრთხოდ შენახვა, რედაქტირება და მართვა ინტერნეტშიც შესაძლებელია. მაინც, რომელი პლატფორმების გამოყენება შეგიძლიათ ამ მიზნით?

რა უპირატესობა აქვთ დოკუმენტბრუნვის სისტემებს?

შეგიძლია იმდენი ფაილი ატვირთო, რამდენიც გჭირდება – პრეზენტაცია, სურათი, ვიდეო თუ სხვა. თანაც, არ იფიქრო სისტემის გადატვირთვაზე. ატვირთულ ფაილებს მარტივად გაუზიარებ თანაგუნდელებს და მათთან ერთად დაამუშავებ, საჭიროებისამებრ. თავის მხრივ, მენეჯერებს შეუძლიათ გახსნან ან შეზღუდონ წვდომა ფაილების ნაწილზე თანამშრომლებისთვის. ფაილების არამხოლოდ ნახვა და დათვალიერება, არამედ ხელმოწერაც შეუძლიათ.

eFileCabinet – eFilecabinet სთავაზობს ფაილების უსაფრთხო გაზიარებას და მონაცემთა გადაცემას. ამას გარდა, სერვისი მოიცავს ტექნიკურ მხარდაჭერასა და დამკვეთი გუნდის გადამზადებასაც. eFilecabinet-ს აქვს უსაფრთხოების მძლავრი სისტემა და მრავალფეროვანი სერვისი კომპანიებისთვის. ის იძლევა ავტომატიზების საშუალებას, რაც შეცდომების რისკს მნიშვნელოვნად ამცირებს.

Confluence – Confluence არის Atlassian-ის პროექტი. თუკი Trello-ს მოხმარება თქვენთვის კომფორტულია, შეგიძლიათ ეს პლატფორმაც ცადოთ. იმ პირობებში, როდესაც სულ უფრო მეტი ორგანიზაცია გადადის ციფრულ სივრცეში და აღარ არის დრო, რომ ინფორმაცია საქაღალდეებში შევინახოთ, Confluence-ის ერთიანი სივრცე და ფუნქციების მრავალფეროვნება დოკუმენტების მართვაში გვეხმარება.

MFiles – მიზნად ისახავს გააუმჯობესოს შიდა სამუშაო პროცესები და ინფორმაციის უსაფრთხოებაზე იზრუნოს. შენახული ფაილები ერთიან საცავშია მოთავსებული, მათი მოძიება კი მრავალფუნქციური ფილტრითაა შესაძლებელი. პროგრამული უზრუნველყოფა დუბლირებას მონდომებით ებრძვის, რაც საკმაოდ დიდი პრობლემაა მეხსიერების გადატვირთვისას.

DocuWare – ეს პლატფორმა დოკუმენბრუნვისთვის ღრუბლოვან მიდგომას იყენებს. ციფრული სამუშაო გარემოს შესაქმნელად, ის ქლაუდ-საცავს და ოფისის ავტომატიზაციას აერთიანებს. ეს შესანიშნავი არჩევანია სამუშაო გარემოს ციფრული ტრანსფორმაციისთვის, რაც დღესდღეობით, ძალიან აქტუალურია. მისი მოხმარება მობილურითაც შეიძლება, რაც დოკუმენტების მიმოცვლას მნიშვნელოვნად ამარტივებს.

Templafy – Templafy-ის სისტემა საბაზისო საოფისე საჭიროებების ინტეგრირებისთვისაა განკუთვნილი. პლატფორმა თავსებადია სხვადასხვა მოწყობილობასთან და ქლაუდ-სივრცის დახმარებით, გაძლევთ წვდომას თქვენს ფაილებზე, კომპიუტერში, ტაბლეტსა თუ სმარტფონში. მას აქვს უკუკავშირის ფუნქციაც, რითაც თქვენს თანამშრომლებთან აზრის გაზიარებას შეძლებთ.

და კიდევ ერთიც…

Google Drive – ამ პლატფორმით, ალბათ, ერთხელ მაინც გისარგებლიათ. ესაა დოკუმენტების მართვის, შენახვისა და გაზიარების ერთ-ერთი ყველაზე მარტივი უფასო პლატფორმა, რომელზე წვდომაც Google-ის ყველა მომხმარებელს აქვს.

 

თქვენ რომელ პლატფორმას იყენებთ და რატომ? გაგვიზიარეთ გამოცდილება.

 


ავტორი: თამარ მეფარიშვილი

Adidas-ის ინოვაციური ბილბორდი ხალხს ცურვისკენ მოუწოდებს

სტარტაპერი პლატფორმა Face2face-თან თანამშრომლობას იწყებს