შეხვედრები კრიტიკულად მნიშვნელოვანია მიზნების მისაღწევად, რადგან იგი ერთიანობის შეგრძნებას ბადებს, კომუნიკაციას, დაგეგმარებასა და შესაბამისობას უწყობს ხელს. თუმცა მხოლოდ მაშინ, როცა ეს საქმე ეფექტურად კეთდება… გამოდის, ცუდად ჩატარებული შეხვედრები ნეგატიურად აისახება გუნდის შედეგებზე, შესაბამისად, აქ მიზნების მიღწევაც რთულდება.
კვლევის თანახმად, მონაწილეთა 71% შეხვედრებს არაპროდუქტიულად თვლის და ისეთ დისფუნქციურ ქმედებებზეც საუბრობს, როგორებიცაა შეხვედრებზე წუწუნი ან სხვების გაკრიტიკება. ეს ყველაფერი კი ბაზრის დაბალ წილს, ნაკლებ მოტივაციასა და თანამშრომელთა ნაკლებ ჩართულობას უკავშირდება… ხოლო პროდუქტიულობის უზრუნველსაყოფად მენეჯერებმა უნდა იცოდნენ, როგორ დაადგინონ, აღკვეთონ და გაუმკლავდნენ დისფუნქციურ ქცევებს. ჩვენ კი ახლა 4 მათგანს განვიხილავთ.
4 დისფუნქციური შეხვედრის ქცევა — GAAS
გრავიტაციის პრობლემა — ის მაშინ იჩენს თავს, როცა გუნდის წევრები იმ საკითხის განხილვას იწყებენ, რომელიც ვერ გადაიჭრება გუნდის დონეზე, ზუსტად ისე, როგორც გრავიტაციის ძალა. თუმცა როცა გრავიტაციასთან გამკლავებას მაინც ცდილობენ, ეს დროს, მენტალურ მზაობასა და მოტივაციას პარავს იმ საკითხებს, რომელთა გადაჭრაც შეუძლიათ… მსგავსად, გუნდი იმედგაცრუებული რჩება.
ვარაუდების ჭარბი რაოდენობა — ეს კი უკვე მაშინ ხდება, როცა კონკრეტული საკითხის, ადამიანის ან საკუთარი თავის მიმართ გუნდის წევრები ჭარბ არარეალურ ვარაუდებს აკეთებენ. შესაძლოა, ზოგიერთი საჭიროც იყოს, მაგრამ მათზე სრულად დაყრდნობას, ვალიდაციის გარეშე, მივყავართ გადაწყვეტილებებამდე, რომლებიც არაზუსტ და არასრულყოფილ ინფორმაციებს ეფუძნება.
აქ გუნდის წევრები ვარაუდებს ერთმანეთზეც აკეთებენ, რაც ეჭვით სავსე გარემოს გვაძლევს შედეგად და, ბუნებრივია, ხელს უშლის თანამშრომლობასა და პროდუქტიულობას. ხშირია ისეთი შემთხვევებიც, როცა გუნდის წევრები თვლიან, რომ სხვებსაც ზუსტად იგივე ცოდნა და გამოცდილება აქვთ, როგორც მათ… კიდევ უფრო ცუდი — მათ სწამთ, რომ შეუძლიათ გადაჭრან თავიანთი კოლეგების პრობლემები ადეკვატური კონტექსტის გარეშე. ორივე სცენარს იმედგაცრუებასა და უნდობლობამდე მივყავართ.
შემაწუხებელი ნეგატიური აზრები — გავლენა აქვს შეხვედრის შედეგებზე… აი, რა ფორმით ვლინდება:
- ყველაფერი ან არაფერი: გრაფიკული დიზაინერი პროდუქტის მთლიან ხაზს მარცხად აღიქვამს, რადგან შეფუთვის დიზაინი სრულყოფილად არ მიაჩნია. მისი პესიმიზმი კი გუნდისთვის კონსტრუქციულ გადაწყვეტილებამდე მისვლას ართულებს.
- ზედმეტი განზოგადება: გუნდის წევრი კითხულობს ერთი მომხმარებლის უარყოფით მიმოხილვას და მიდის დასკვნამდე, რომ არავის მოსწონს პროდუქტი — აქ გუნდს პროდუქტის დაცვა უწევს და არა, გასაუმჯობესებელი სივრცეების დადგენა.
- კატასტროფად ქცევა: გუნდის წევრი იგებს ბიუჯეტის მცირე შემცირების შესახებ და ფიქრობს, რომ ეს სამსახურიდან გათავისუფლებასა და პროექტების დაყოვნებაში გადაიზრდება. მისი დამოკიდებულება კი გუნდს შემცირებული ბიუჯეტის მართვისთვის პრაქტიკული გადაწყვეტილებების განხილვაში უშლის ხელს.
- ემოციური არგუმენტირება: გუნდის წევრის ინტერპრეტაციით, კოლეგის ნაკლები ენთუზიაზმი იმის ნიშანია, რომ თავად საშინლად მუშაობს… შემდეგ კი გუნდს რეალური საკითხის განხილვის ნაცვლად, მისი დამშვიდება უწევს.
„ციყვის დევნა“ — ზოგიერთ გუნდის წევრს უჭირს შეხვედრის მიზანზე ფოკუსირება, ამიტომ სხვა საკითხებზე იწყებს საუბარს. მაგალითად, თუ კომპანია პოტენციურ კლიენტთან გაყიდვების საკითხებზე ატარებს შეხვედრას, ასეთი გუნდის წევრი იმ პროექტის დეტალების განხილვას იწყებს, რომელსაც თავად ხელმძღვანელობს. შესაძლოა, ეს გუნდის მიმდინარე სამუშაოსთვის რელევანტური იყოს, მაგრამ არ უკავშირდება გუნდის შეხვედრის ფოკუსს. როცა გუნდი „ციყვებს“ დასდევს, დროს კარგავს და გუნდის სხვა წევრებსაც უცრუებს იმედს.
როგორ უნდა გავუმკლავდეთ შეხვედრის ხელისშემშლელ ფაქტორებს?
ფოკუსირება და სიცხადე ორი ურთიერთდაკავშირებული კონცეფციაა, რომლებიც მსგავს ქმედებებთან გამკლავებაში დაგეხმარებათ. ამის გარეშე:
- გუნდის წევრები, რომლებიც მნიშვნელოვანნი არიან შეხვედრის მიზნისთვის, ფიქრობენ, რომ მათი დასწრება ფორმალობაა და საჭიროდ არ მიაჩნიათ ამისთვის მომზადება, მასში მონაწილეობა მიიღონ ან საერთოდ დასწრება.
- გუნდის წევრების აზრით, მათი დასწრება გულისხმობს, რომ მათ აქვთ გადაწყვეტილების მიღების უფლება და გამოცდილება სადისკუსიო საკითხებზე, თუნდაც, ეს ასე არ იყოს.
- გუნდის წევრები უყურებენ ამას, როგორც შესაძლებლობას კოლეგებთან დასაკავშირებლად, რომლებსაც ხშირად ვერ ნახულობენ, იმის ნაცვლად, რომ მიზანზე ფოკუსირდნენ…
- გუნდის წევრები ფიქრობენ, რომ წინასწარი მომზადება შეხვედრისთვის დროის ფლანგვაა.
აი, როგორ უნდა გაუმკლავდეთ:
გააძლიერეთ თქვენი შეხვედრის ფოკუსი
- განსაზღვრეთ ძირითადი მიზანი — მიზანი გადაწყვეტილების მიღებაა, ბრეინშტორმინგი თუ რაღაც სხვა? მაგალითად, შეხვედრაზე, რომელიც გადაწყვეტილების მისაღებად მოეწყო, მიზანი განსხვავებული ვარიანტებიდან არჩევანის გაკეთებაა. თუმცა ორგანიზატორებმა მკაფიოდ უნდა გაიაზრონ ვარიანტები, მონაცემები, მხარი დაუჭირონ გადაწყვეტილების მიმღებებსა და თავად ამ პროცესს.
- ჩამოაყალიბეთ მიზნები, როგორც ინფორმაციის მიღებაზე ორიენტირებული განცხადებები — მაგალითად, იმის ნაცვლად, რომ მიზნის დასახვა, როგორც თემა ისე განიხილოთ, წარმოადგინეთ დღის წესრიგის ერთ-ერთ პუნქტად — „რისი მიწოდება შეგვიძლია X პროექტისთვის?“ ამგვარად, გუნდის წევრები პოტენციურ გადაწყვეტილებაზე მანამდეც კი დაიწყებენ ფიქრს, სანამ შეხვედრას დაესწრებიან.
- მოიწვიეთ მხოლოდ ის გუნდის წევრები, რომლებსაც შეუძლიათ, დაგეხმარონ შეხვედრის მიზნის მიღწევაში — მაგალითად შეხვედრაზე, რომლის მიზანი ბრეინშტორმინგია, უნდა მოიწვიოთ ინდივიდები განსხვავებული გამოცდილებითა და პერსპექტივებით, რათა მეტად მრავალფეროვანი და ინოვაციური იდეები მიიღოთ.
მიმართეთ მკაფიო კომუნიკაციას
მკაფიო კომუნიკაცია ამცირებს მოსალოდნელი გაუგებრობებისა და ყურადღების გაფანტვის შემთხვევებს. ხოლო კომუნიკაციის ფოკუსი რომ ეფექტურად გადასცეთ, უნდა უზრუნველყოთ, რომ გუნდის წევრები სამ მთავარ ელემენტს იაზრებენ:
- მნიშვნელობა — ახსენით, რისთვისაა საჭირო ეს შეხვედრა და ამასთან, მისი შედეგების პოტენციური გავლენა. თუ ეს მკაფიოა, დამსწრეები დაინახავენ შეხვედრის გადაუდებლობასა და მნიშვნელობას, მიხვდებიან, რატომ არის მათი დასწრება აუცილებელი.
- რელევანტურობა — მკაფიოდ აჩვენეთ, თუ რამდენად შეესაბამება შეხვედრის ფოკუსი მოწვეული გუნდის წევრების სამუშაოსა და მიზნებს. ამგვარად, მათ თავიანთ პასუხისმგებლობებსა და შეხვედრის მიზანს შორის პირდაპირი კავშირის დამყარებაში დაეხმარებით.
- ჩართულობა — უთხარით თითოეულ მონაწილეს თქვენი მოლოდინების შესახებ, წინასწარ შესასრულებელი სამუშაოების ჩათვლით, რათა უზრუნველყოთ, რომ ისინი შეხვედრაზე მომზადებულები მოვიდნენ.
დაბოლოს, GAAS ქმედებების გააზრება, აღკვეთა და მათთან გამკლავება გააძლიერებს თქვენი გუნდის პროდუქტიულობას და თქვენს შეხვედრებს წარმატების ძლიერ ინსტრუმენტად აქცევს. ამიტომ, არ მისცეთ მათ უფლება, ხელი შეგიშალოთ თქვენი მიზნების მიღწევაში…
წყარო: HBR
