კარგი მენეჯერები იაზრებენ, რომ ერთი-ერთზე შეხვედრები დამატებითი ტვირთი კი არა, მათი საქმიანობის ფუნდამენტური საჭიროებაა. თუნდაც, იმის გამო, რომ მსგავსად შედეგები უმჯობესდება, იზრდება ნდობა და ფსიქოლოგიური უსაფრთხოება, თანამშრომელთა გამოცდილების, ჩართულობისა და მოტივაციის დონე… გამოდის, საკმარისად ბევრი მიზეზი არსებობს თქვენს თანამშრომლებთან ერთი-ერთზე შეხვედრის ჩასატარებლად. ამიტომ, ახლა განვიხილოთ, როგორ უნდა მოემზადოთ ამისთვის:
რა უნდა გააკეთოთ შეხვედრამდე?
დარწმუნდით, რომ ერთი-ერთზე შეხვედრა მოიცავს იმაზე მეტს, ვიდრე გუნდის წევრის კალენდარში ადგილის დაკავებაა. საუბრებს საფუძველი უნდა ჩაუყაროთ და დაგეგმოთ, რათა იგი საუკეთესოდ მოერგოს თითოეული მოხსენების უნიკალურ საჭიროებებს.
აცნობეთ ინიციატივის შესახებ — გამოაცხადეთ გუნდის შეხვედრაზე, რომ ყველა მიიღებს ერთი-ერთზე შეხვედრის თარიღს, რათა თავი იზოლირებულად არავინ იგრძნოს. დაუკავშირეთ ეს შეხვედრები თქვენი ორგანიზაციისა (თანამშრომელთა ხმის გაგების მნიშვნელობა) და პირად ღირებულებებს (საკუთარი თავის მხარდამჭერ ლიდერად წარმოჩენა). თუმცა ეს ყოველთვის უკმაყოფილების გამოხატვას არ ნიშნავს, არამედ შესაძლებლობაა, რათა უკეთ გაიცნოთ ერთმანეთი, გაიგოთ არსებული გამოწვევების შესახებ და დაეხმაროთ თანამშრომლებს საჭიროების შემთხვევაში. ეს ასევე კარგი საშუალებაა, რათა თქვენი გუნდის წევრს უთხრათ, რა არის საჭირო წარმატებული შეხვედრებისთვის. ისინი, სავარაუდოდ, მთავარი პრიორიტეტების მქონე სიას მოგაწვდიან, ცნობისმოყვარეობას გამოიჩენენ და პროცესში აქტიურად ჩაერთვებიან, გულწრფელ ურთიერთობას დაამყარებენ, პრობლემებსა და გადაწყვეტილებებზე სიღრმისეულად დაფიქრდებიან, დახმარების თხოვნის სურვილი გაუჩნდებათ და უკუკავშირის შესაბამისადაც იმოქმედებენ.
განსაზღვრეთ დრო — კვლევისას შეხვედრების სამი ტიპი გამოვლინდა:
- გუნდის წევრებთან კვირაში ერთხელ, 30 წუთით შეხვედრა, რასაც ყველაზე სასურველ მიდგომად თვლიან
- ყოველ მომდევნო კვირას 45-60-წუთიანი შეხვედრა
- ჰიბრიდული რეჟიმის დროს ზოგიერთ გუნდის წევრთან ყოველკვირეულად, ზოგიერთთან კი ორ კვირაში ერთხელ შეხვედრა
ხოლო, იმისათვის, რომ ამ ვარიანტებიდან საუკეთესო ამოარჩიოთ, შემდეგ საკითხებს უნდა მიაქციოთ ყურადღება:
- გუნდის წევრების გამოცდილება — ყოველკვირეული შეხვედრები კარგი იქნება ახალი თანამშრომლებისთვის. ეს საშუალებას მოგცემთ, ქოუჩინგითა და სხვა მეთოდებით მხარი დაუჭიროთ თანამშრომელთა ზრდასა და განვითარებას. ამასთან, მათთან ურთიერთობასაც უკეთ ჩამოაყალიბებთ.
- გუნდის ზომა — თუ თქვენი გუნდი 10 და მეტი წევრისგან შედგება, განიხილეთ ყოველკვირეული შეხვედრები, თუმცა, შესაძლოა, დროის შემცირება დაგჭირდეთ. რაც შეეხება დიდ გუნდებს, ზოგი მენეჯერი წყვილებში მენტორობის გზას მისდევს, სადაც გუნდის წევრები ერთმანეთს უკუკავშირს აძლევენ და მენეჯერს სრულად არ ეყრდნობიან.
- დისტანციური თუ პირისპირ შეხვედრა — თუ თქვენი გუნდი დისტანციურად მუშაობს, ყოველკვირეული შეხვედრები დაგეხმარებათ, პირისპირ კონტაქტის ნაკლებობა თავიდან აიცილოთ
- გუნდის წევრების პრეფერენციები — ჩართეთ თქვენი თანამშრომელი გადაწყვეტილების მიღების პროცესში
პრაქტიკაში ამ კუთხით საკმაოდ საინტერესო შედეგებიც გვაქვს. მაგალითად, როცა თვეში მხოლოდ 60 წუთით ხვდება მენეჯერი თანამშრომელს, ეს ნდობის ჩამოყალიბებას ართულებს. ამასთან, არსებობს შანსი, რომ მათ რაღაც მოვლენები დაავიწყდეთ და ვეღარ განიხილონ. თუმცა, თუ გამოცდილი გუნდის წევრები გყავთ, რომლებიც უკვე დიდი ხანია მუშაობენ თქვენთან, ამ მეთოდმა დადებითადაც შეიძლება იმუშაოს… მაგრამ მაინც ეს გზა ყველაზე ნაკლებად სასურველად ითვლება, თუნდაც, იმის გამო, რომ მას ნაკლებ ჩართულობას უკავშირებენ.
რაც შეეხება ერთი-ერთზე შეხვედრის თავიდან არიდებას, ეს აუცილებელი მაშინ ხდება, როცა იშვიათია და გუნდის წევრებს აგრძნობინებს, რომ მათ ნაკლებად ენიჭებათ პრიორიტეტი. ხოლო, თუ შეხვედრას გააუქმებთ, მომდევნო თარიღი მყისიერად უნდა ჩანიშნოთ. კიდევ ერთი ვარიანტი კი შეხვედრების დროის შემცირებას უკავშირდება — სულ არაფერს, ჯობს, ცოტა დრო მაინც გაატაროთ ერთად.
განსაზღვრეთ ლოკაცია — როგორც აღმოჩნდა, ვირტუალურ 1-1-ზე შეხვედრებს ნაკლებად სასურველად თვლიან… ხოლო, თუ თანამშრომელთან პირისპირ შეხვედრას გადაწყვეტთ, უნდა შეარჩიოთ ადგილი, სადაც ორივე მათგანი თავს თავისუფლად იგრძნობთ. ყველაზე სასურველ სივრცედ კი მენეჯერის ოფისი ან საკონფერენციო დარბაზი მიიჩნევა. რაც შეეხება, ოფისის გარეთ არსებულ ლოკაციებს, მაგალითად, ყავის მაღაზიებს, ამის აღქმა თანამშრომლებს შორის საკმაოდ ინდივიდუალურია… ამიტომ, მნიშვნელოვანია, თქვენი გუნდის წევრებს წინასწარ დაელაპარაკოთ, რომელი სივრცე იქნება მათთვის კომფორტული.
შექმენით დღის წესრიგი — ეს დაგეხმარებათ შეხვედრები მეტად ეფექტური გახადოთ, თუმცა, მნიშვნელოვანია, დღის წესრიგის შექმნაში თანამშრომელიც ჩართოთ. ეს ისეთივე მარტივი შეიძლება იყოს, როგორც თითოეული მხარის მიერ განსახილველი თემების სიის შედგენა. შეხვედრაზე კი ორივე სიაში არსებული საკითხები უნდა განიხილოთ.
ალტერნატიულად, ზოგიერთი მენეჯერი დღის წესრიგს ისეთი კითხვები დასმით იღებს, როგორებიცაა: რაზე გსურთ დღეს საუბარი? როგორ მიდის საქმე თქვენთან და თქვენს გუნდთან? რა არის თქვენი ამჟამინდელი პრიორიტეტი და არსებობს თუ არა რაიმე პრობლემა, რაზე საუბარიც გსურთ? შემიძლია რამეში დახმარება? თუმცა ეცადეთ 5-10 წუთი ისეთ საკითხებსაც დაუთმოთ, როგორიცაა კარიერის დაგეგმვა და განვითარების შესაძლებლობები.
რა უნდა გააკეთოთ შეხვედრებზე?
როგორც კი შეხვედრისთვის მზად იქნებით, ნაყოფიერი დისკუსია მხოლოდ და მხოლოდ თქვენს უნარზე იქნება დამოკიდებული, რომ შექმნათ სასაუბროდ კომფორტული გარემო. ღირებული 1-1-ზე შეხვედრა მოიცავს როგორც პრაქტიკულ, ისე პერსონალურ საჭიროებებს — თქვენი ესმით, პატივს გცემენ, გაფასებენ და გენდობიან. თუ გსურთ, რომ ეს მოახერხოთ მაშინ, შეხვედრისას:
განსაზღვრეთ ტონი — უპირველესად, გამორთეთ ტელეფონი და გაუთიშეთ შეტყობინებებს ხმა. შეახსენეთ საკუთარ თავს, რომ შეხვედრა თქვენი თანამშრომლის საჭიროებებს, პროდუქტიულობასა და ჩართულობას ეხება. ამასთან, განსაზღვრეთ თქვენი ემოციური მდგომარეობა, განწყობას, რომელიც შეხვედრაზე შეგაქვთ, გადამდები ეფექტი აქვს, ამიტომ, დაიწყეთ ენერგიულად და პოზიტიურად. კიდევ ერთხელ თქვით თქვენი მიზნებისა და იმედების შესახებ, შემდეგ კი დაიწყეთ არასამუშაო თემების განხილვა, იქნება ეს ჰარმონიული ურთიერთობების დამყარება, მოგებები, დაფასება, ფსიქოლოგიური უსაფრთხოების გრძნობების გაზრდა თუ სხვა რამ.
უსმინეთ მეტად და ილაპარაკეთ ნაკლებად — შეხვედრის წარმატება თანამშრომლის აქტიურ მონაწილეობაზეა დამოკიდებული, ამიტომ, როგორც მენეჯერმა, უნდა ეცადოთ, უსმინოთ მეტად და ილაპარაკოთ ნაკლებად. გამოავლინეთ ინტერესი განსჯის გარეშე მაშინაც კი, როცა მას არ ეთანხმებით. დასვით კითხვები, რომლებიც განმარტავს და გამოიწვევს ამ ხედვას. წაახალისეთ თქვენი გუნდის წევრი, ისაუბროს პრობლემების პოტენციურ გადაწყვეტის გზებზე. ამასთან, ფრთხილად იყავით თქვენი სხეულის ენისა და რეაქციებით მიმართ, რათა უზრუნველყოთ, რომ თქვენ მათთვის უსაფრთხო სივრცეს ქმნით.
დაამატეთ თქვენი პერსპექტივა — მას შემდეგ, რაც თანამშრომელს მოუსმენთ, გარკვეულ მომენტებში საჭირო ხდება თქვენი ხედვის გაზიარება. ამისთვის კი ერთი-ერთზე შეხვედრები იდეალური ვარიანტია. ეს საშუალებას გაძლევთ, ძირეული მიზეზების მოძებნითა და გადაწყვეტილებების მიღებით პრობლემების გადაჭრის პროცესში ერთობლივად ჩაერთოთ. ამასთან, ძლიერ შეტყობინებას აგზავნის და გუნდის წევრის მიერ შემოთავაზებული გზის მიმართ მეტ ვალდებულებასაც აჩენს.
იყავით მოქნილი — მართალია, წინასწარ შედგენილი გრაფიკი გაქვთ, მაგრამ მიეცით საუბარს საშუალება, ღირებულების მიღების მიზნით, კურსი შეიცვალოს. ფოკუსირდით იმ საკითხებზე, რომლებიც ყველაზე მნიშვნელოვანია. ხოლო, თუ ზოგიერთი საკითხის განხილვას ვერ მოასწრებთ, იგი შემდგომი შეხვედრისთვის გადადეთ. თუმცა თქვენს თანამშრომელსაც უნდა აცნობოთ რეალურ დროში მომხდარი ცვლილებების შესახებ. ამასთან, მნიშვნელოვანია, გაითვალისწინოთ დასაქმებულების პრეფერენციები კომუნიკაციის, თანამშრომლობისა და სხვა საკითხების მიმართ. ეს ინკლუზიურობისა და ჩართულობის გაზრდაში დაგეხმარებათ, გააღრმავებს ურთიერთობებსა და ნდობას.
დაასრულეთ კარგად — დააზუსტეთ ორივე მხარის საკვანძო საკითხები და ქმედებები, მათ შორის ისიც, თუ როგორ უნდა დაუჭიროთ მხარი შემდგომ ნაბიჯებს. როცა ორივე მხარე ამას აკეთებს, ქმედებების განხორციელების შანსები იზრდება. აქვე, არ დაგავიწყდეთ მადლიერებისა და დაფასების გამოხატვა.
გააუმჯობესეთ დროთა განმავლობაში
იდეალურ შემთხვევაში საუბრის დასრულების შემდგომ ორივე მხარე თავს დაფასებულად და ინფორმირებულად უნდა გრძნობდეს, უნდა იცოდნენ პროექტებისა თუ გადაწყვეტილებების შემდგომი ნაბიჯების შესახებ. თუმცა ყველაზე მნიშვნელოვანი საზომი წარმატებისთვის მაინც ის არის, რამდენად თვლის თქვენი თანამშრომელი შეხვედრას ღირებულად, როგორც ტაქტიკურად, ისე პიროვნული კუთხით.
იმისათვის, რომ გაიგოთ, სად ხართ და გააუმჯობესოთ შეხვედრები დროთა განმავლობაში, გუნდის წევრებს უკუკავშირის მოწოდება სთხოვეთ და იდეები, რომლებიც შემდგომში პირისპირ შეხვედრებს უკეთესს გახდის. ან შეგიძლიათ სამი ძირითადი კითხვა დასვათ: რა მიდის კარგად ერთი-ერთზე შეხვედრის დროს? რა მიდის ცუდად? გაქვთ იდეები მის გასაუმჯობესებლად? თუმცა გაიაზრეთ, რომ ის, რაც ახლა მუშაობს, სხვა დროს გამოუსადეგარი შეიძლება გახდეს. ამიტომ, სიახლეების ცდა არასდროს უნდა შეწყვიტოთ.
დაბოლოს, თუ გსურთ, რომ გააუმჯობესოთ თქვენი კომპანიის შედეგები, შეინარჩუნოთ თანამშრომლები და დაეხმაროთ მათ ზრდასა თუ განვითარებაში მაშინ, თქვენს დღის წესრიგში პირისპირ შეხვედრებმა აუცილებლად უნდა დაიკავოს ადგილი.
წყარო: HBR
