საჯაროდ პრეზენტაციის წარდგენა ხშირად უსიამოვნო სიურპრიზებს უკავშირდება, რომლებიც დროის უეცრად შემცირებას იწვევს… ჩვეულებრივ, შეხვედრაზე მიდიხართ გეგმით, რომელშიც განსაზღვრული გაქვთ, რა დროში, რა საკითხებზე უნდა ისაუბროთ. თუმცა ტექნოლოგიური საკითხების მოგვარებას 15 წუთი სჭირდება ხოლმე, ან წინა პრეზენტატორი თავის დროს აჭარბებს, ან ისეთი ადამიანები აგვიანებენ, რომელთა გარეშეც პრეზენტაციის დაწყებას აზრი არ აქვს, თქვენ კი უნდა იჩქაროთ. თუმცა ეს არა მარტო თქვენთვის, არამედ დამსწრეებისთვისაც წაგებიანია.
თუნდაც იმიტომ, რომ შესაძლოა, მონაწილეებმა კითხვების დასმის, საკითხში ჩაღრმავებისა თუ დისკუსიებში მონაწილეობის შანსი დაკარგონ. ხშირად სპიკერი დროში ჩატევის მიზნით, სწრაფადაც საუბრობს, რის გამოც დამსწრეებს შინაარსის აღქმა უჭირთ. სპიკერები არც ისე კარგ სიტუაციაში არიან, დროის ზეწოლას განიცდიან და იმედგაცრუებულნი არიან სიტუაციით. შესაძლოა, სიჩქარეში მნიშვნელოვანი ინფორმაციაც გამორჩეთ და თუ პრეზენტაციის მოკლე ვარიანტზე არ უვარჯიშიათ, ისე წარადგინონ, რომ მოუმზადებელი და მშფოთვარე ადამიანის შთაბეჭდილება დატოვონ.
ამ დინამიკის წინასწარ სამართავად წარმდგენს უნდა სთხოვოთ, პრეზენტაციაზე წამმზომთან ერთად ივარჯიშოს, რათა განსაზღვრულ დროში ჩაეტიოს. აქ გარკვეული პასუხისმგებლობა შეხვედრის ორგანიზატორსაც ეკისრება, რომელმაც საკმარისი სივრცე უნდა დატოვოს შეკითხვებისა თუ კომენტარებისთვის და დრო აკონტროლოს.
კიდევ ერთი გზა მსგავს საკითხთან გასამკლავებლად იმაში დარწმუნებაა, რომ ყველა მონაწილეს გეგმა B აქვს… აქ კი სწორედ ალტერნატიული გეგმის იმ სამ მაგალითს წარმოგიდგენთ, რომლებიც ყველა სპიკერს შემცირებულ დროში კარგი პრეზენტაციის წარსადგენად დასჭირდება:
1. მოამზადეთ პრეზენტაციის 2 ვერსია
აქ პრეზენტაციის სრული ფორმა და მისი 50%-ით შემცირებული ვარიანტი იგულისხმება. დარწმუნდით, რომ ორივე ვარიანტის კარგად მიწოდებას მოახერხებთ. როგორც კი გააანალიზებთ, რომ სრულ ვარიანტს ვეღარ მოასწრებთ, მყისიერად მეორე ვარიანტზე გადაერთეთ. აქ რამდენიმე სწრაფი გადაწყვეტილება დაგჭირდებათ იმის შესახებ, საჭიროა თუ არა პრეზენტაციის შემცირება. კარგი იქნება, თუ თქვენს მსმენელებს აცნობებთ, რომ დამატებით კონტენტსა თუ კონტექსტს წერილობით შეხვედრის შემდგომ მიაწვდით.
2. დააკვირდით სათაურებს
უბრალოდ ნეიტრალურად და ფაქტობრივად კი არ უნდა დაწეროთ სლაიდზე ის, რაზე საუბარსაც აპირებთ, არამედ უფრო მეტი დეტალი ასახეთ. ამგვარად, აუდიტორიას საშუალებას მისცემთ, ძირითადი საკითხები გაიგოს. მაგალითად „შემდეგი ნაბიჯები“-ს ნაცვლად, უმჯობესია, დაწეროთ: „შემდეგი ნაბიჯები: დაქირავება, დასაქმება და ტრენინგი“.
როცა პრეზენტაციის წარდგენის დრო შეზღუდული გაქვთ, ეს მეთოდი თითოეულ სლაიდზე არსებული ინფორმაციების მარტივად მიწოდებაში დაგეხმარებათ.
3. არ მოუბოდიშოთ და ნუ ჩააგდებთ კოლეგებს უხერხულობაში
ისე მოიქეცით, თითქოს, ეს ის ვერსია იყო, რომლის წარდგენაც მანამდე დაგეგმილი გქონდათ. შესაძლოა, ძალიან მოგინდეთ, მაგრამ არ უნდა თქვათ, რომ ტექნოლოგიურმა ჯგუფმა რაღაცის მომზადება დროულად ვერ მოახერხა ან სხვა წარმდგენებმა დროს გადააჭარბეს. აჩვენეთ თქვენი პროფესიონალიზმი და თანამშრომლობის უნარი. მსგავსი საუბრები შეხვედრის დასრულებამდე მოიცდის…
ბოლოს კი, მნიშვნელოვანია, ემოციები აკონტროლოთ, აუდიტორიის წინაშე გაბრაზებული ან იმედგაცრუებული არ უნდა წარდგეთ. ემოციები გადამდებია, განსაკუთრებით კი ნეგატიური. თუ არ გსურთ, თქვენმა აუდიტორიამ დაძაბულობა იგრძნოს, ღრმად ამოისუნთქეთ და ახალი რეალობა მიიღეთ.
ამგვარად, კარგი სპიკერობა დაგეგმვასთან ერთად, მოქნილობასა და გამძლეობასაც მოითხოვს და მხოლოდ ის ფაქტი, რომ არ გაქვთ იმდენი დრო, რამდენიც დაგეგმეთ, თქვენთვის სასურველი გავლენის ქონას არ გამორიცხავს…
წყარო: HBR
