მართალია, დღეს უფრო იმაზე საუბრობენ, რომ შეხვედრები მეტად ეფექტური გავხადოთ და დროც შევამციროთ, მაგრამ აქ კიდევ ერთი ასპექტია გასათვალისწინებელი — გზა, რომლითაც ყოველდღიურად ვგეგმავთ და ვაორგანიზებთ შეხვედრებს. როგორც ამბობენ, დაგეგმვას შეუძლია, გაზარდოს ან შეამციროს ჩვენი პროდუქტიულობა სამსახურში, შესაბამისად, ამ საკითხზე უფრო მეტი ყურადღების გამახვილებას გვირჩევენ.
კვლევისას შემდეგი ტენდენციაც გამოიკვეთა: დროის დაზოგვის მიზნით, მონაწილეები ძირითადად შეხვედრების ერთ დღეს დანიშვნას ამჯობინებენ ან მნიშვნელოვანი შეხვედრების ინტენსიურ ინდივიდუალურ საქმეებთან დაწყვილებას, რათა მომდევნო დღე სხვა საქმეებისთვის თავისუფალი ჰქონდეთ. შესაძლოა, აქ ყველაფერი რიგზე გეჩვენებოდეთ, მაგრამ კვლევამ აჩვენა, რომ მსგავს სტრატეგიას მრავალი ნაკლი აქვს, განსაკუთრებით კი, თანამშრომელთა ენერგიულობაზე ზემოქმედებს.
ორი კვლევის ფარგლებში სხვადასხვა ინდუსტრიიდან 400 სრულ განაკვეთზე მომუშავე თანამშრომელს დააკვირდნენ. კონკრეტულად კი სამუშაო დღეების სხვადასხვა პერიოდში, იქნებოდა ეს დილა, შუადღე თუ საღამო, ეკითხებოდნენ შეხვედრების, ინდივიდუალური საქმეებისა და სხვა აქტივობების შესახებ, ამასთან, სვამდნენ კითხვას, თუ რამდენად ენერგიულად გრძნობდნენ ისინი თავს. თანამშრომელთა ხელმძღვანელებიც კი გამოჰკითხეს, რათა შედეგები რეალურთან მეტად ახლოს ყოფილიყო.
ამგვარად, ორ მნიშვნელოვან აღმოჩენამდე მივიდნენ: პირველი, თანამშრომელთა ენერგიაზე შეხვედრებზე დახარჯული დრო კი არ ზემოქმედებს, არამედ შეხვედრებსა და ინდივიდუალურ ამოცანებზე დახარჯული დროის თანაფარდობა — რაც უფრო მეტ დროს უთმობენ დასაქმებულები შეხვედრებს და არა, ინდივიდუალურ საქმეებს, მით უფრო ნაკლებად მიმართავენ მცირე შესვენების აქტივობებს, იქნება ეს გასეირნება, ჩვეულებრივი საუბრები თუ რაღაც სახალისოს წაკითხვა, რათა დღის განმავლობაში ენერგიის აღდგენა შეძლონ. მსგავსი აქტივობების გარეშე კი, ბუნებრივია, თანამშრომელთა პროდუქტიულობა, შემოქმედებითობა და სამსახურით კმაყოფილება მცირდება.
მეორე — როცა შეხვედრები და ინდივიდუალური საქმეები ერთად სწორად არის დაწყვილებული, ეს დადებითად აისახება თანამშრომლის ენერგიაზე. აი, მაგალითად, თუ რთული სამუშაო და შედარებით მარტივი შეხვედრა გაქვთ ერთ დღეს ან, პირიქით, მარტივი საქმე და რთული შეხვედრა, ეს თქვენს ენერგიაზე დადებითად აისახება.
მსგავსად, ზემოთ აღნიშნული ტენდენციის ნაკლოვანებებიც მეტად ნათელი ხდება, თუმცა აქვე გაუმჯობესების გზებიც ჩანს. შეხვედრების ერთ დღეს ჩანიშვნა ვერ გვთავაზობს ბალანსს ინდივიდუალურ საქმეებსა და შეხვედრებს შორის, რაც, მეტად სავარაუდოა, რომ ენერგიის აღდგენისთვის მნიშვნელოვან შესვენებების აქტივობებში ჩართულობასაც შეამცირებს. მართალია, ასე საქმეებს ერთ დღეში აგვარებენ, მაგრამ უფრო დაბალანსებული მიდგომით და არსებული საქმეების თუნდაც 2 დღეზე გადანაწილებით, თავიანთი ენერგიისა და ეფექტურობის გაუმჯობესებას უკეთ მოახერხებენ.
რაც შეეხება რთული პროექტისა და საქმის ერთ დღეს შესრულებას, ეს, ფაქტობრივად, აღარც ტოვებს ენერგიის აღდგენის შესაძლებლობას. ხოლო, თუ ეცდებით, რომ მარტივი საქმე რთულ შეხვედრასთან ერთად ერთ დღეს შეასრულოთ და, პირიქით, ასე არც ენერგიისგან დაიცლებით. ამგვარად, როცა ყოველდღიურ საქმეებთან ერთად შეხვედრების დაგეგმვის გამოწვევას წააწყდებით:
დააბალანსეთ ინდივიდუალური საქმეებისა და შეხვედრების დრო — დიახ, კონკრეტული საქმეები და შეხვედრები სირთულის მიხედვით ჩანიშნეთ და ეცადეთ, ორი რთული ამოცანა ერთ დღეს არ შეასრულოთ.
სამუშაო დღის დაგეგმვისას მეტად ჰოლისტიკურ მიდგომას მიმართეთ — დაფიქრდით, როგორ იმოქმედებს დაგეგმვის გადაწყვეტილებები თქვენს ენერგიასა და პროდუქტიულობაზე, აქ შემდეგი კითხვებიც გამოგადგებათ:
- რა გავლენა ექნება ამ დაგეგმვის გადაწყვეტილებას ჩემი შეხვედრებისა და ინდივიდუალური საქმეების ბალანსზე?
- ამ შეხვედრის დამატება დღის კონკრეტულ მონაკვეთზე შეამცირებს ჩემს ინდივიდუალურ სამუშაო დროს იმდენად, რომ შესვენების დროის დათმობაც ამისთვის მომიწევს?
- ეს განრიგი რთული შეხვედრებისა და საქმეების ერთ დღეს შესრულებას მოითხოვს? როგორ შემიძლია ამის თავიდან არიდება?
- ჩემს განრიგში ამ შეხვედრის ან საქმის გადატანა შესაძლებელია ისე, რომ რთული და მარტივი ამოცანების უკეთესი ბალანსი მივიღო?
გამოდის, ყოველდღიური შეხვედრების დაგეგმვა სტრატეგიულ მიდგომას მოითხოვს, ასე გამოფიტვასაც აიცილებთ თავიდან და პროდუქტიულობასაც გაზრდით…
წყარო: HBR
