თანამშრომლები საკმაოდ ბევრ შეხვედრას ესწრებიან. ხშირად, ეს დრო არასწორადაა განაწილებული. Microsoft-ის ბოლო კვლევის მიხედვით, არაეფექტური შეხვედრები ნომერ პირველი ბარიერია პროდუქტიულობისთვის. თანამშრომლების 68% ამბობს, რომ მათ არ აქვთ საკმარისი უწყვეტი ფოკუსირების დრო სამუშაო დღის განმავლობაში. გარდა ამისა, კვლევა აჩვენებს, რომ შეხვედრების მესამედი, დიდი ალბათობით, უსარგებლოა. ეს საკითხი უარყოფითად აისახება პროდუქტიულობასა და ჩართულობაზე, თანაც მთლიანობაში, ძვირი ჯდება.
მიუხედავად იმისა, რომ მსგავსი არაეფექტურობა, პრობლემა იყო პანდემიამდეც, გასაკვირი არ უნდა იყოს, რომ ონლაინ მუშაობაზე უეცარმა გადასვლამ საკითხი გაამწვავა. თუმცა, ამ ცვლილებას ჰქონდა სასარგებლო გვერდითი ეფექტი: ვირტუალური შეხვედრებიდან გროვდება კონკრეტული მონაცემები, რაც მოიცავს მნიშვნელოვან ინსაითებს პროდუქტიულობაზე, ჩართულობასა და შენარჩუნებაზეც კი. ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა სასარგებლო გზით. იმ ორგანიზაციებისთვის, რომლებიც ცდილობენ გააუმჯობესონ შეხვედრების კულტურა, თანამშრომლობის მონაცემები ღირებული, მაგრამ დიდწილად გამოუყენებელი რესურსია.
გავიგოთ, როგორ გამოიყენეს ორგანიზაციებმა მონაცემები შეხვედრების კულტურის გასაუმჯობესებლად.
როგორია შეხვედრები დღეს
ამ ანალიზისთვის შეაფასეს 40 მილიონზე მეტი შეხვედრა 11 ორგანიზაციაში, რომელიც მოიცავს 450,000-ზე მეტ თანამშრომელს. შედარების მიზნით, შეგროვდა მონაცემები ორ ექვსკვირიან შუალედში, 2022 წლის და 2023 წლის პირველ კვარტალებში. მონაცემები შეგროვდა დისტანციური ან ჰიბრიდული შეხვედრებიდან. სრულად პირისპირ შეხვედრები ამ კვლევისას არ განიხილებოდა. მოდით, ამ დისტანციურ/ჰიბრიდულ შეხვედრებს უბრალოდ „შეხვედრები“ ვუწოდოთ.
შეხვედრები, რა თქმა უნდა, სხვადასხვა ფორმისა და ზომის შეიძლება იყოს, განსხვავებული მიზნებითა და ქცევითი მოლოდინებით.
დავყოთ შეხვედრები სამ კატეგორიად:
1:1 — შეხვედრა ზუსტად ორ მონაწილესთან
მცირე ჯგუფი – 3-15 მონაწილე
დიდი ჯგუფი – 16+ მონაწილე
საშუალოდ, ყოველი შეხვედრა აწარმოებს დაახლოებით 400 მონაცემს, რომელსაც შეუძლია ეფექტურად განსაზღვროს ორგანიზაციული თანამშრომლობის მრავალი ასპექტი, მათ შორის დახარჯული დროის ზუსტი გაზომვა, მოდალობა (აუდიო, ვიდეო, კონტენტის მიმოხილვა განხილვა) და მრავალი სხვა.
მკვლევრებმა გააანალიზეს მონაცემები სნეპშოტის პერიოდებიდან, ეძებდნენ მნიშვნელოვან შაბლონებს, ძვრებსა და კორელაციას. აღმოჩნდა, რომ:
ოფისში დაბრუნებამ ვერ შეამცირა ვირტუალური შეხვედრები
კვლევაში მონაწილე ბევრმა ორგანიზაციამ განახორციელა ოფისში დაბრუნების პოლიტიკა ბოლო ორი-სამი წლის განმავლობაში. მოსალოდნელი იყო ვირტუალური შეხვედრების მოცულობის შემცირება, მაგრამ ეს ასე არ მოხდა. 2021 წელს თანამშრომლები ესწრებოდნენ საშუალოდ 8,3 შეხვედრას კვირაში, რაც გაიზარდა 10,32-მდე 2022 წელს. 2023 წელს დაფიქსირდა უმნიშვნელო კლება 10,1-მდე.
მცირე ჯგუფებში პასიურობის შემთხვევები იზრდება
თანამშრომლობის მონაცემებს შეუძლიათ გაზომონ, თუ რამდენად ხშირად გამოიყენება ვირტუალური შეხვედრის პლატფორმების ფუნქციები, როგორიცაა დამსწრეთა კამერების, მიკროფონების და ჩაწერის ფუნქციის ჩართვა. ამ მახასიათებლებით შესაძლებელია გაიზომოს, რამდენი მონაწილე გაჩუმდა მთელი შეხვედრის განმავლობაში. ეს ქცევა შეიძლება ნორმალური იყოს დიდ შეხვედრებზე, რათა შემცირდეს ფონური ხმაური, მაგრამ მცირე ჯგუფებისთვის ეს ხშირად მიუთითებს შეხვედრაზე, რომელიც შეიძლება ყოფილიყო მიმოწერა.
ეფექტური შეხვედრების გამართვა არის უნარი და, როგორც ნებისმიერი უნარი, ის შეიძლება განვითარდეს. საბედნიეროდ, პოზიტიური ცვლილებების განსახორციელებლად, თქვენ არ გჭირდებათ ოკეანის გადალახვა. ამ ანალიზიდან გამომდინარე, ყველა შეხვედრის 54%-ს ესწრება თანამშრომლების მხოლოდ 10%. სწორედ მათ აქვთ დიდი გავლენა შეხვედრების კულტურაზე, რაც ქმნის ტონს კომპანიის შიგნით შეხვედრების მსვლელობისას.
გამოიყენეთ მონაცემები ვალიდაციისთვის
მას შემდეგ რაც გამოავლენთ გაუმჯობესების სფეროებს, გამოიყენეთ თანამშრომლობის მონაცემები პროგრესის მონიტორინგისთვის და საჭიროებისამებრ გაიმეორეთ. McKinsey-მ გამოაქვეყნა დაკვირვება იმის შესახებ, თუ როგორ იყენებდა Netflix მსგავს მიდგომას შეხვედრის ეფექტურობის გაუმჯობესების მიზნით. მათ შეამცირეს შეხვედრების რაოდენობა 65%-ით, ამ მიდგომას თანამშრომლების 85%-ზე მეტმა დაუჭირა მხარი.
პატივი ეცით კონფიდენციალურობის საკითხებს
ორგანიზაციებთან თანამშრომლობის მონაცემების განხილვისას ხშირად ჩნდება შეშფოთება კონფიდენციალურობის შესახებ და სამართლიანად. ნამდვილად არ გჭირდებათ, რომ თანამშრომლებმა იფიქრონ, ხელმძღვანელობა გვაკონტროლებსო. ასეთმა აღქმამ შეიძლება გაზარდოს შფოთვა და შეამციროს ფსიქოლოგიური უსაფრთხოება, რაც გადამწყვეტია გუნდის მუშაობისთვის.
წყარო: HBR
