ხშირად თქვენი კალენდარი სავსეა შეხვედრებით, რომლებიც, შესაძლოა, უკვე აღარც იყოს ღირებული… ეს კი იმ დროსა და ენერგიას გართმევთ, რომელიც სხვა უფრო მნიშვნელოვანი საქმეებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ. სწორედ ამის გამო, Fixing Meetings Playbook შექმნეს, რომელიც კომპანიებს დაეხმარება, ხელახლა დაფიქრდნენ თავიანთი შეხვედრების კულტურაზე. ეს სახელმძღვანელო არსებული შეხვედრების დადგენაში, შეფასებასა და შესწორებაში დაგეხმარებათ. მეტიც, The Work Innovation Lab-ში Meeting Doomsday-ს საპილოტე სწავლება დაიწყეს, მიღებული მონაცემების გაანალიზებით კი წარმატების 5 მთავარი ინგრედიენტიც გამოვლინდა:
- დანერგეთ თქვენს აზროვნებაში გამოკლების პროცესი
პრობლემის გადაჭრისას ადამიანის ჩვეული რეჟიმი რაღაცის დამატებაა და არა, გამოკლება. ეს „დამატების ავადმყოფობა“ კი ხშირია შეხვედრების შემთხვევაშიც — ადამიანები სავსე კალენდრებს კიდევ უფრო მეტ შეხვედრას ამატებენ…
ადამსის კვლევის თანახმად, როცა ადამიანებს ახსენებენ, რომ რაღაც გამოაკლონ ან შეაჩერონ, მათი კოგნიტიური მექანიზმი გამოკლების აზროვნებას იღებს. ამ აზროვნების გამოწვევის ერთ-ერთი გზა ისეთი მარტივი წესების გამოყენებაა, როგორიცაა ლეიდი კლოცის „ნახევრების წესი“ ან Fixing Meetings Playbook. წარმოიდგინეთ, რა მოხდება, თუ თქვენი შეხვედრები 50%-ით შემცირდება ციფრებში, სიგრძესა და ზომებში…
Doomsday-მ ეს აზროვნება გაააქტიურა — მსგავსად, როცა ადამიანებმა ხელახლა გადახედეს თავიანთ კალენდრებს, დღის წესრიგიდან ამოიღეს დაბალი ღირებულების მქონე შეხვედრები, ყოველკვირეული ყოველთვიურ შეხვედრად გადააქციეს, ზოგიც კი 30-დან 25 წუთამდე შეამცირეს.
2. დაიწყეთ სუფთა გვერდიდან
კვლევისას ორი ჯგუფი ჩამოაყალიბეს, ერთი „სრული მონაწილეობის/სრული Doomsday-ს“ ჯგუფი იყო, მათ კალენდრები 48 საათში გაასუფთავეს, შეაფასეს თითოეული შეხვედრა და კვლავ განაახლეს იგი. მეორე ჯგუფმა კი „მსუბუქი“ ვერსია აირჩია, მონაწილეებმა შეაფასეს თითოეული შეხვედრა თავიანთ კალენდარში, მაგრამ ეს 48 საათში არ გაუკეთებიათ. მსგავსად, ორივე ჯგუფმა დაზოგა დრო, მაგრამ Doomsday-ს ჯგუფმა თითოეულ მონაწილეზე თვეში საშუალოდ 5 საათი დაზოგა მაშინ, როცა „მსუბუქმა“ ჯგუფმა 3 საათის გამოთავისუფლება მოახერხა. ამ შედეგებს კი ადამსი „სუფთა ფურცლის“ მიდგომით ხსნის, რაც მონაწილეებს უბიძგებს, შეანელონ და კარგად დაფიქრდნენ, რომელი შეხვედრაა საჭირო, ან რომელი უნდა შეიცვალოს. აქ კი „მსუბუქი ჯგუფის“ წარმომადგენლები საკმარისად არ ანელებდნენ პროცესს…
საინტერესოა ისიც, რომ Doomsday-ს ჯგუფმა ეს 48 საათი არა მხოლოდ შეხვედრებზე ხელახლა დაფიქრებისთვის გამოიყენა, თუ რომელი წაეშალათ და რომელი დაემატებინათ, არამედ მათ შესვენებაც მოიწყვეს, რათა შეხვედრების დიზაინის შესახებ მათი ვარაუდები „გაესუფთავებინათ“.
3. გამოიყენეთ მონაცემები, რათა გადაწყვიტოთ, რა გამოაკლოთ
Doomsday-ს პილოტის ერთ-ერთი გაკვეთილი ის იყო, რომ ადამიანებს ხშირად უჭირთ თითოეული შეხვედრის ღირებულების შეფასება. ამის გამო კი Reset-ისთვის მარტივი სისტემა განავითარეს — მონაწილეები თითოეულ შეხვედრას ორი განზომილებითა და 3 ქულით აფასებდნენ:
- ძალისხმევა, რომელსაც თითოეული შეხვედრა მოითხოვს, მომზადების, შეხვედრის დროისა და საჭირო სამუშაოს შესრულების ჩათვლით.
- თითოეული შეხვედრის ღირებულება მიზნების მიღწევის თვალსაზრისით.
მონაწილეებმა განაცხადეს, რომ აუდიტის ეს ნაწილი ყველაზე გამოსადეგი და მარტივი იყო, მათ უბიძგებდა თითოეულ შეხვედრაზე უფრო სიღრმისეულად ეფიქრათ. შედეგად, შეიქმნა მოდელი, რომელიც Meeting Reset-ს ეფუძნება — დაბალი ღირებულების შეხვედრებს 80%-იანი სიზუსტით ადგენს, განიხილავს ისეთ საკითხებს, როგორებიცაა შეხვედრის სიგრძე, ზომა, კვირის დღე და სახელწოდება. საინტერესოა, რომ ორშაბათის შეხვედრები ყველაზე ღირებულად, ოთხშაბათის კი ყველაზე ნაკლები ღირებულების მქონედ მიიჩნევა. მეტიც, შეხვედრები, რომლებსაც კონკრეტული პროექტის ან გუნდის სახელს ანიჭებდნენ, ყველაზე ღირებულად ითვლება, რასაც ვერ ვიტყვით „ყავასთან საუბრებზე“.
4. შექმენით მოძრაობა
საინტერესოა ისიც, რომ შეხვედრები მარტივად დასაფიქსირებელი ხდება, როცა ადამიანები ამას ერთად აკეთებენ, ანუ როცა ეს ჰგავს მოძრაობას, იქნება თქვენს გუნდში, დეპარტამენტსა თუ მთლიან ორგანიზაციაში. კვლევისას, როგორც ნებისმიერი მოძრაობის შემთხვევაში, ზოგი მონაწილე მოტივირებული იყო, ზოგი უხალისოდ მიჰყვებოდა მას, ზოგიც კი საერთოდ არ შეუერთდა… მაგრამ მოძრაობის შექმნით ამ უკანასკნელმაც კი მიიღო სარგებელი, რადგან მათი ტვირთიც შემსუბუქდა. ხოლო, მას შემდეგ, რაც Reset-ში შეერთების სარგებლის შესახებ გაიგეს, ისინიც უპრობლემოდ შეუერთდნენ მას.
5. უბრალოდ არ შეამციროთ შეხვედრები — შეცვალეთ იგი
მკვლევრები გაოგნებულები იყვნენ, რადგან შეხვედრების ცვლილებით უფრო მეტი დრო დაიზოგა, ვიდრე მათი სრულად ამოღებით — დროის დაზოგვის 30% მოდიოდა შეხვედრების ამოღებაზე, ხოლო 70% მათ შეცვლაზე. ამასთან, დროის დაზოგვა შეხვედრების ხანგრძლივობისა (10%) და სიხშირის შემცირებამაც (17%) გამოიწვია.
განსაზღვრეთ, რას აქვს ყველაზე დიდი მნიშვნელობა
მას შემდეგ, რაც Fixing Meetings Playbook-ის გამოყენებასა და გამოკლების აზროვნების ათვისებას დაიწყებთ, ნუ ეცდებით, რომ ყველაფერი სწრაფად, მარტივად და იმედგაცრუებების გარეშე გააკეთოთ. მიზანი არის გამოყოთ დრო იმ საკითხებისთვის, რომლებიც უნდა იყოს ნელი, როგორიც შეიძლება იყოს თქვენს სამუშაოზე ფიქრის შეწყვეტა და დროის გამოყოფა საკუთარ თავსა თუ სხვებზე ზრუნვისთვის.
აღსანიშნავია ისიც, რომ კვლევის მონაწილეებს ამ მეთოდების გამოყენებამ უბიძგა, მიეტოვებინათ ძველი ჩვევები და უფრო მეტი დრო დაეთმოთ რთული პრობლემებისთვის, საშუალება მისცა მათ, შეხვედრებზე საკუთარი თავის საუკეთესო ვერსიები წარმოეჩინათ და თავიდან მოეშორებინათ ის ემოციური გამოფიტულობა, რასაც ბევრ შეხვედრაზე დასწრება იწვევდა.
წყარო: HBR
