შეხვედრის დაწყებამდე, ალბათ, თქვენც Zoom-ის ლინკს ეძებთ და შვებას პოულობთ, როცა მას დროულად შეუერთდებით. თუმცა ეს შეგრძნება ხშირად ხანმოკლეა, რადგან გახსენდებათ, რომ თქვენ ამ შეხვედრისთვის წინასწარ არ მომზადებულხართ, მაგალითად, არ წაგიკითხავთ დოკუმენტი, არ გადაგიხედავთ კონტრაქტისთვის ან არ გაგიციათ პასუხები იმ საკვანძო კითხვებისთვის, რომლებიც შემდგომი დისკუსიის საფუძველია.
არც ის არის საიდუმლო, რომ წინასწარი მომზადება ბევრს ძალიან ეზარება, ამის გამო თვალები ეხუჭებათ, უცნაურ ხმებს გამოსცემენ და ასე შემდეგ… თუმცა ეს ასე არ უნდა იყოს. შეხვედრებისთვის საჭირო წინასწარი სამუშაოების შესრულება მნიშვნელოვანია და ეს, შესაძლოა, ერთი მარტივი ხერხით მოახერხოთ — შეხვედრის პირველი 5-20 წუთი დაუთმეთ მონაწილეებს, რათა მათ საჭირო დოკუმენტებს გადახედონ. მსგავსად, ლიდერებს შეუძლიათ თავიდან წარმოიდგინონ როგორც წინასწარი სამუშაოების კონცეფცია, ისე გუნდების შეკრების ბუნება.
მოიშორეთ სკეპტიციზმი
თუ ფიქრობთ, რომ წინასწარი სამუშაოებისთვის დროის გამოყოფა უფრო ხანგრძლივ შეხვედრებს ნიშნავს, გეტყვით, რომ ეს ასე არ არის. მართალია, სტატისტიკა გვეუბნება, რომ შეხვედრების 70% თანამშრომლებს ხელს უშლის სხვა დავალებების შესრულებაში, თუმცა ამასთან, ის ადამიანებიც გამოჰკითხეს, რომლებიც წინასწარი სამუშაოების მეთოდს უკვე აქტიურად იყენებენ. დიახ, ამბობენ, რომ ეს დიდხანს არ გრძელდება და ისინი მეტად ფოკუსირებულნიც არიან.
მაგალითად, გაზიარებული დოკუმენტი უზრუნველყოფს იმას, რომ დისკუსიის დაწყებისას ყველა ერთ გვერდზე იყოს. ეს არ არის დაკარგული დრო იმ ადამიანების დასაჩქარებლად, რომლებსაც წინასწარი სამუშაოები არ შეუსრულებიათ. ამასთან, იგი უზრუნველყოფს, რომ მომზადებულების დრო არ გაუფასურდეს.
ხოლო იმის ნაცვლად, რომ დრო ხელახლა გადახედვაზე, გამოკითხვასა თუ დიდხნიან საუბრებზე დახარჯონ, გუნდის წევრებს შეუძლიათ თავიანთი ძვირფასი დრო აწმყოსა და მომავლის ზმნებს მიუძღვნან: გადაწყვიტე, ხმა მიეცი, დაამტკიცე… ზმნებით დატვირთული შეხვედრები, როგორც წესი, პროდუქტიულ შეხვედრებად ითვლება.
დააკისრეთ პასუხისმგებლობა შეხვედრის ხელმძღვანელს
გუნდთან გასაზიარებლად სრულყოფილი, დამაფიქრებელი და ამასთან, ლაკონიური დოკუმენტის შექმნა, უნდა ვაღიაროთ, რომ ხელმძღვანელებისთვის დამატებითი სამუშაოა. თუმცა ეს მათი როლის შესაბამისია. კონკრეტულად კი, როცა მონაწილეები შეხვედრების სიჭარბეს განიცდიან, ნებისმიერი შეკრების პასუხისმგებელი პირი უნდა იაზრებდეს, თუ რისი მიღწევა სურს ამ შეკრებიდან.
იმ დროს, როცა ჯერ კიდევ მრავალი პოზიციისთვის არ არსებობს შესაბამისი კანდიდატი, მნიშვნელოვანია, ხელმძღვანელებმა მაქსიმალურად გაზარდონ ის ნიჭი, რომელიც ორგანიზაციას უკვე ჰყავს. როცა შეხვედრის ხელმძღვანელი თავის დროს დოკუმენტის მომზადებაში ხარჯავს, ის ნათლად გვაჩვენებს შეხვედრის მიზანს და ამბობს, მაქსიმუმ რისი მიღწევა შეგვიძლია.
მსგავსი მეთოდის გამოყენების წარმატებულ მაგალითს Amazon გვთავაზობს, სადაც ყოველი შეხვედრის პირველი რამდენიმე წუთი იმ შეტყობინების განხილვას ეთმობა, რომელზეც შემდგომში დისკუსია დაიწყება.
Amazon-ის დამფუძნებელმა ჯეფ ბეზოსმა განმარტა: „შეტყობინებებმა, სავარაუდოდ, უნდა შექმნას კონტექსტი იმისა, რაც შემდგომში კარგ დისკუსიად გადაიქცევა. ხოლო მიზეზი იმისა, თუ რატომ ვკითხულობთ ამას ოთახში, სკოლის მოსწავლეების მსგავსია, აღმასრულებელი დირექტორები შეხვედრაზე თავს გვაჩვენებენ ისე, თითქოს ეს შეტყობინება წაკითხული აქვთ. ჩვენ დაკავებულები ვართ, აქ კი მოგვიწევს დროის გამოყოფა შეტყობინების წასაკითხად“.
თუმცა შეტყობინებები არ არის მხოლოდ ხელმძღვანელებისთვის, ეს გუნდის წევრებსაც ეხება. Amazon-შიც იშვიათად იხსენებენ ისეთ შეხვედრებს, რომელიც შეტყობინების გაცნობით არ დაწყებულა.
„ჩვენ ვწერთ იმიტომ, რომ ეს გვეხმარება აზრების სიცხადეში. ადამიანი, რომელმაც შეხვედრა ჩანიშნა, წინასწარ დაფიქრდა და მოამზადა მონაცემები, ჩვენ საშუალებას გვაძლევს, როცა საუბარი დაიწყება, პირდაპირ პრობლემის გადაჭრის გზებზე გადავიდეთ“, — ამბობს Amazon-ის ერთ-ერთი თანამშრომელი.
როგორ შევქმნათ წინასწარი სამუშაოს შეტყობინება?
მათთვისაც, ვინც ამ პრაქტიკის ღირებულებაშია დარწმუნებული, მისი მიღება ფრთხილად უნდა ეცადოს. ჩვენ კი გეტყვით, თუ საიდან უნდა დაიწყოთ ეს:
1. დააკონკრეტეთ
ბიზნეს სამყაროში ადამიანები PowerPoint-ის დოკუმენტებთან უფრო კომფორტულად გრძნობენ თავს, ვიდრე გრძელი ტექსტების წერასთან… ამიტომ, თანამშრომლების მომზადება წინასწარი სამუშაოს შეტყობინებების შესადგენად, შესაძლოა, ძალიანაც გამოგადგეთ. მაგალითად, Amazon-ს სახელმძღვანელო დოკუმენტი აქვს, რომელშიც შრიფტის ზომიდან დაწყებული, ყველაფერია მითითებული. მრავალი ორგანიზაცია დეტალების ამ დონეს, შესაძლოა, ზედმეტადაც თვლიდეს, მაგრამ საუკეთესო პრაქტიკის გამოვლენისას, მათ კოდირებას ნამდვილად აქვს აზრი.
2. მოიცავით ინტერაქტიული კომპონენტი
შეტყობინების კითხვის ჩუმი პერიოდის შემდეგ ერთი გზა იმისათვის, რომ დისკუსია შთააგონოთ არის ყველას მოწვევა, რათა მათი აზრები, კითხვები და დაკვირვებები საერთო დოკუმენტში შეიტანოთ. აქ დამხმარე ინსტრუმენტად Google docs, word clouds ან Mentimeter polls შეგიძლიათ გამოიყენოთ.
3. ახსენით თქვენი მსჯელობა
მნიშვნელოვანია, გუნდებმა გაიგონ, რომ ამ სავარჯიშოს მიზანი არ არის უფრო მეტი სამუშაოს შექმნა ან შეხვედრების გახანგრძლივება. რაღაც შემთხვევებში კი პრაქტიკამ უნდა გამოიწვიოს ნაკლები შეხვედრები, სადაც უფრო მეტი რამ მიიღწევა.
4. დააწყვილეთ ისინი
როცა მონაწილეები წინასწარი სამუშაოს მასალებში წყვილებად ჩაერთვებიან, მეტად სავარაუდოა, რომ ისინი ფოკუსირდებიან დაწერილ მასალებზე. თითოეული წყვილის საწყისმა საუბარმა კი, შესაძლოა, გუნდს „ბრეინშტორმინგისთვის“ კარგი დასაწყისი მისცეს.
5. ამობეჭდეთ
ზოგიერთი ადამიანი მასალას უფრო სწრაფად და ეფექტურად მაშინ ითვისებს, როცა მას ნაბეჭდი ასლი აქვს, სადაც კალმით რაღაცების მონიშვნა შეუძლია. ამიტომ, პირისპირ შეხვედრების დროს ასეთი მონაწილეებისთვის კარგი იქნება თუ რამდენიმე ასლს ამობეჭდავთ.
წინასწარი სამუშაოს კულტურის ჩამოყალიბებით და ამ ცვლილების მიღმა მიზეზების გადმოცემით ლიდერები გვაცნობებენ, რომ ისინი თავიანთ ხალხსა და მათ დროს აფასებენ. ხოლო, როცა თანამშრომელთა ჯგუფები შეიკრიბებიან, ეს ძვირფასი დრო უფრო ღირებული გახდება.
წყარო: HBR
