„თქვენთვის წერილია” – ეს ნოტიფიკაცია ალბათ ყველა ჩვენგანს დღეში ერთხელ, ზოგს კი, სამუშაოდან გამომდინარე 100-ჯერაც მისდის. ერთი შეხედვით, თითქოს ყველაფერი მარტივია – უბრალოდ ვიღებთ სასურველ ადრესატს და ვუგზავნით შეტყობინებას, მაგრამ ელ.ფოსტის გაგზავნა ჩვეულებრივი მესენჯერის ან სხვა სასაუბრო არხის კომუნიკაციისგან ცოტა განსხვავდება, ის უფრო ოფიციალურია და თავისი სტანდარტი გააჩნია.
სამწუხაროდ, ბევრი ადამიანი ჯერ კიდევ შეცდომებს უშვებს მეილის წერისას და არ ითვალისწინებს იმ ეტიკეტს, რომელიც საყოველთაოდ არის აღიარებული. დღევანდელ სტატიაში სწორედ ასეთ რამდენიმე შეცდომას აღვწერთ და გეტყვით, როგორ არ დავუშვათ ისინი.
ვინ არის თქვენი ადრესატი?
ძალიან მნიშვნელოვანია, ვიცოდეთ, ვის ვწერთ მეილს და რამდენ ადამიანს. უპირველეს ყოვლისა, კარგად უნდა გადავამოწმოთ, მიმღების ან იმ კომპანიის სახელი, ვისაც შეტყობინებას ვუგზავნით. თუ მეილი რამდენიმე ადამიანთან გვაქვს გასაგზავნი, შეგვიძლია, გამოვიყენოთ CC ან BCC ფუნქციები. CC-ში ჩასმული ყველა ადრესატი წაიკითხავს თქვენს მეილს და ასევე ნახავს, რომ შეტყობინება მასთან ერთად სხვებმაც მიიღეს. BCC ფუნქციით კი, თქვენ შეძლებთ ერთდროულად რამდენიმე ადამიანს ისე მისწეროთ მეილი, რომ მხოლოდ თქვენ იცოდეთ ამის შესახებ.
Subject
ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული შეცდომა სწორედ subject-ის გამოყენებაა. ხშირად ამ ველს ადამიანები მთლიანი ტექსტის ჩასაწერად იყენებენ, რაც არასწორი და მეტიც, გაუმართლებელია. საქმიანი ურთიერთობების დროს ამას განსაკუთრებით დიდ ყურადღებას აქცევს დამსაქმებელი, ხელმძღვანელი და სხვა. ასევე, შეცდომაა ველის ცარიელ სივრცედ დატოვება. Subject-ში, როგორც წესი, შეტყობინების სათაური იწერება. მაგალითად, თუ თქვენ უნდა აცნობოთ ვინმეს შეხვედრის გადადების შესახებ, შეგიძლიათ მეილს „შეხვედრის გადადება” დაარქვათ, მაგრამ ტექსტში უკვე ოფიციალურად აუხსნათ, რატომ გადაიდო შეხვედრა და როდისთვის.
ხელმოწერა
ძალიან საყურადღებოა, გაქვთ თუ არა ხელმოწერა მეილის ბოლოს. ხელმოწერაში იგულისხმება თქვენი სახელი, გვარი, პოზიცია, კომპანიის დასახელება. შეიძლება იყოს კომპანიის ლოგო და ტელეფონის ნომერი ან ვებგვერდის მისამართიც.
ოფიციალურ მეილებში ასეთი ხელმოწერის არსებობა ძალზე მნიშვნელოვანია. ის ხაზს უსვამს თქვენს პროფესიონალიზმს და მეილს კიდევ უფრო სერიოზულ სახეს აძლევს.
Reply All
CC-ის ფუნქციაზე უკვე ვისაუბრეთ ზემოთ, თუმცა მას მეტი ყურადღება უნდა მივაქციოთ. როდესაც გვიგზავნიან მეილს, რომელშიც რამდენიმე ადრესატს ერთად მოგვმართავენ, ბევრი ჩვენგანი შეცდომას უშვებს და მხოლოდ reply ღილაკს აჭერს. ამით პასუხი მხოლოდ გამომგზავნს უბრუნდება, მაგრამ სისიში ჩასმული ადამიანები ვერ იღებენ ჩვენს შეტყობინებას. ამიტომ ძალიან მნიშვნელოვანია reply all ფუნქციის გათავისება. როდესაც ამ ღილაკს ვიყენებთ, ჩვენი პასუხი მიდის მეილში გათვალისწინებულ ყველა პიროვნებასთან.
ფონტის ფერები და ზომა
მართალია, ფოსტა გვაძლევს ფერებისა და ზომების ჩვენს ნებაზე ცვლილების საშუალებას, მაგრამ მაინც მნიშვნელოვანია, ვიცოდეთ, რომ საქმიანი წერილის კლასიკური შრიფტით დაწერა სჯობს და გარკვეული საკითხების გამოსაყოფად შეგვიძლია ე.წ. Bold გამოვიყენოთ. ასევე რეკომენდებულია 11 ან 12 ზომის შრიფტი, რომელიც მარტივად იკითხება.
მედია ფაილები
ბოლოს გეტყვით, რომ მეილის წერისას ტექსტთან ერთად დიდი მნიშვნელობა მედია ფაილების სწორად გაგზავნასაც ენიჭება. თუ აკეთებთ სქრინშოტს, დაუთმეთ 1 წუთით მეტი და მოაშორეთ ფოტოდან ისეთი ზედმეტი ობიექტები, როგორებიცაა სხვა ფანჯრები, რომლებიც არაფერ შუაშია წერილის შინაარსთან და ადრესატთან.
ამასთან, გაითვალისწინეთ, რომ თუ ბევრი ფოტომასალა გაქვთ გასაგზავნი, ერთიანად ნუ მოათავსებთ მათ მეილის ველში, არამედ ატვირთეთ ისინი მაგალითად, wetransfer-ზე ან გააგზავნეთ დაზიპულ ფაილად.
ვიმედოვნებთ, ეს მარტივი რჩევები გამოგადგებათ, რათა თქვენი ელ.ფოსტა უფრო საქმიანად და მოწესრიგებულად გამოიყურებოდეს. ელ.ფოსტაში წაკითხული წერილი ხშირად ჩვენი საქმიანი კარიერის გადამწყვეტია, ამიტომ დაუკვირდით ტექსტის გრამატიკას, შინაარსს, მიმართვის ფორმასა და ყველა იმ ზემოთ ჩამოთვლილ წესს იმისთვის, რომ თქვენი მუშაობა მეტად წარმატებული იყოს.
ავტორი: მარიამ გოჩიაშვილი
