in

4 რჩევა, რომელიც ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის დროს უნდა გავითვალისწინოთ

ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაცია (BPA) არის პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება განმეორებადი, მრავალსაფეხურიანი ბიზნეს ტრანზაქციების ავტომატიზაციისთვის. BPA გადაწყვეტილებები, როგორც წესი, კომპლექსურია, დაკავშირებულია საინფორმაციო ტექნოლოგიების (IT) სისტემებთან და სპეციალურად არის მორგებული ორგანიზაციის საჭიროებებზე. 

ბიზნეს პროცესი შეიძლება იყოს აქტივობების ნებისმიერი ნაკრები, რომელიც ეხმარება ბიზნესს, კონკრეტულ მიზანს მიაღწიოს. ავტომატიზაციის კონტექსტში, ეს მოიცავს ნაბიჯების სერიას კომპანიის ციფრული განვითარებისკენ. გამოყენებადი და გაფართოებადი ბიზნესის ავტომატიზაციის სტრატეგიის გამოყენებით, ორგანიზაციას შეუძლია, დაიბრუნოს კონტროლი ბიზნეს პროცესებზე, გააუმჯობესოს კომუნიკაცია, გაზარდოს მომხმარებელთა კმაყოფილება და შეამციროს გაურკვევლობა.

ჩვენთან, საქართველოშიც, ამ მიმართულებით ბევრი კომპანია მუშაობს. ტექნოლოგიური აფეთქების ეპოქაში პროცესების ავტომატიზაციის მნიშვნელობა ყველას კარგად ესმის. ჩვენი რესპონდენტები გაგვიზიარებენ რჩევებსა და გამოცდილებას, თუ როგორ უნდა დავგეგმოთ ჩვენს ბიზნესში პროცესების ციფრული ოპტიმიზაცია…

საბა ჯაჯანიძე, ილიაუნის კიბერლაბორატორია „უნილაბის” დირექტორის მოადგილე:

„შარშან, ილიაუნის კიბერლაბორატორია უნილაბში, სიტუაციის გაანალიზებისას, გავზომეთ და აღმოვაჩინეთ რომ კონტრაქტებისა და მიღება-ჩაბარებების დოკუმენტების მომზადებას, თანამშრომლებთათვის დაგზავნასა და მათგან პასუხის მიღებას ძალიან ბევრი დრო და რესურსი მიაქვს, პროცესი ქაოტურია და ხელს გვიშლის ეფექტურ ფუნქციონირებაში. 

ერთი შეხედვით, ეს ბიუროკრატიული ნაწილია და დიდი გავლენა არ უნდა ჰქონოდა ორგანიზაციის ეფექტურ ფუნქციონირებაზე. თუმცა ჩვენ ამ ჩავარდნის აღმოფხვრა დავაპრიორიტეტეთ, რადგან კარგად გვესმის, რომ ორგანიზაციული პროცესები არ არსებობს ვაკუუმში და ურთიერთდამოკიდებულების მაღალი ხარისხით ხასიათდება. 

აცდენის (GAP) აღმოჩენიდან ორ თვეში ამ ყველაფერს უკვე ციფრული სისტემა აკეთებდა. შედეგად, გამოთავისუფლდა დრო და რესურსი და შემდგომ ეტაპებზე სხვა პროცესების გაციფრულება დავიწყეთ. მაგალითად ახლა ვმუშაობთ სასწავლო პროცესის გაციფრულების პროგრამაზე, რომელიც საშუალებას მოგვცემს ჩვენი ენერგია მთლიანად სწავლებასა და სტუდენტებთან ერთად პრაქტიკული პროექტების განხორციელებას დავუთმოთ.

რჩევები

კომპანიებს ვურჩევდი, რომ პირველ რიგში, პროცესების გააზრებით დაიწყონ, გაანალიზონ ამა თუ იმ პროცესის მნიშვნელობა ორგანიზაციისთვის და ცვლილებების განხორციელების თანმიმდევრული და ეტაპობრივი გეგმა შეიმუშავონ – ერთბაშად ყველაფრის ცვლილება, როგორც გამოცდილება გვიჩვენებს, არსად გამოდის. 

გარდა ამისა, გამოწვევების გააზრების შემდგომ, არანაკლებ მნიშვნელოვანია გაციფრულების პროცესის მართვა – როგორც შიდა ორგანიზაციული, ასევე შემსრულებლებთან ურთიერთობის კუთხით (როგორც წესი, ორგანიზაციებში ავტომატიზაციისთვის აუცილებელი კომპეტენციები არ არსებობს).

ასევე გამოვარჩიოთ ხელსაწყოები, საჭიროებისდა მიხედვით:

  • რომლებიც კონკრეტულ პროცესს ანაცვლებენ
  • მულტიფუნქციური ხელსაწყოები( მაგ: Google Workplace, Trello), რომლებიც ორი ან მეტი პროცესის ჩანაცვლების შესაძლებლობას იძლევიან
  • კომლექსური სისტემები (SAP, ORACLE) ,რომლებიც დიდი ორგანიზაციებისა და პროცესების გაფიცრულებისთვის არსებული გადაწყვეტებია.

გარდა ამისა, თანამედროვე სამყაროში პროცესების ავტომატიზაციის ბევრი საშუალება არსებობს. მაგალითად, Zapier, WordPress და Zoho ამის კარგი მაგალითებია.

ბოლოს, ვიტყოდი, რომ ამ გზაზე, ალბათ, ჰიბრიდული მოდელი ყველაზე სწორია – პროცესების რაღაც ნაწილის გაციფრულება ბაზარზე არსებული პროგრამებით, ხოლო ორგანიზაციისთვის უნიკალური პროცესების ჩანაცვლება – მისთვის სპეციალურად შექმნილი პროგრამების საშუალებით”.

ლია მოშიაშვილი, ციფრული კომუნიკაციებისა და ტექნოლოგიების ექსპერტი:

„პროცესების ავტომატიზაცია, იგივე ციფრული ტრანსფორმაცია, ტექნოლოგიაა, რომელიც ყოველდღიური, რუტინული დავალებებისა და სამუშაოების სხვადასხვა ტექნოლოგიის გამოყენებით ამ პროცესებს ავტომატურად ასრულებს. 

პროცესებს ავტომატიზაციის მასშტაბურ მაგალითებს წარმოადგენს: ანაზღაურების გაცემის ფიზიკური ინვოისებიდან ციფრულ გადარიცხვებზე გადასვლა, სხვადასხვა ფაილის ავოტომატური ტრანსფერი, ვენდორ მენეჯმენტი, არსებული საფოსტო სისტემა, ონლაინ სავაჭრო პლატფორმები და ა.შ. 

ყველა იმ კომპანიაში, რომელსაც ამ ეტაპზე წარმოვადგენ, უკვე რამდენიმე წელია ვმუშაობთ პროცესების ავტომატიზაციაზე. „ალდაგში” აქტიურად მიმდინარეობს სხვადასხვა პროცესის გაციფრულება. ილიაუნის კიბერლაბორატორია „უნილაბში” ახლა მიმდინარეობს მუშაობა სტუდენტებთან კომუნიკაციის ავტომატიზაციაზე. როგორც ლექტორიც არაერთ ხელსაწყოს ვიყენებ სტუდენტებთან ურთიერთობის ავტომატიზაციისთვის, მაგალითად შეხვედრების ჩასანიშნად, უკუკავშირის მისაღებად და ა.შ. იმასაც ვფიქრობდი რომ საკუთარი თავის ჩეტბოტი შემექმნა, რათა ჩემი სტუდენტების განმეორებით კითხვებს ჩემგან დამოუკიდებლად გასცეს პასუხი. წარმოგიდგენიათ რამდენი დროის დაზოგვა შეუძლია თითოეული პროფესიის ადამიანს, თითოეულ კომპანიას?

ციფრული ავტომატიზაციის პროცესი, აუცილებლად უკვე არსებული პროცესების ღრმა ანალიზით უნდა დაიწყოს, ხოლო დაგეგმვის პროცესში აუცილებლად უნდა გაითვალისწინონ სერვისისა თუ პროდუქტისთვის განვითარების შემთხვევაში, წამოჭრილი საჭიროებები. 

ბიზნესის გაციფრულების პროცესის არასწორად დაწყებამ, შესაძლოა, საბოლოო ჯამში, დროისა და ფულადი რესურსის დაზოგვის ნაცვლად ხარჯების ზრდა გამოიწვიოს. ასეთი რისკის წინაშე, განსაკუთრებით მცირე და საშუალო ბიზნესები დგანან. ამ დროს აუცილებელია სხვა ორგანიზაციებისა და ციფრული ტრანსფორმაციების მხრივ მომუშავე ადამიანების გამოცდილების გაზიარება, საქართველოში ბევრი პროგრამა და ინიციატივა არსებობს, რომლებსაც ამ პროცესში ბიზნესების დახმარება შეუძლიათ. ერთ-ერთი ასეთი მაგალითი „ჯეოლაბის” პროექტი „შენი ბიზნესისს ტრანსფორმაციაა”, რომელიც მცირე და საშუალო მეწარმეებს გაციფრულებაში ეხმარება. სფეროს სპეციალისტები მათ ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის გზაზე მენტორობას უწევენ და დასახული მიზნების მიღწევაში ეხმარებიან”.

 

ავტორი: მარიამ გოჩიაშვილი

თუ ძალიან პასუხისმგებლიანი ხართ, ეს 6 სტრატეგია დაგეხმარებათ

დეზინფორმაციასთან ბრძოლის ინოვაციური ტექნოლოგიების მეორე კონკურსი დაიწყო