ასეა თუ ისე, სამუშაო სივრცეებში ელ.ფოსტა მთავარ საკომუნიკაციო არხად რჩება. თუმცა არასწორი ინტერპრეტაციები ხშირად აფუჭებს საქმეს, არასწორი ტონიც, რასაც თაობათა შორის განსხვავებები უწყობს ხელს. წარმატების გასაღები აქ პროფესიონალიზმის პერსონალურ მახასიათებლებთან გაერთიანებაში იმალება, ამაში კი შემდგომი 3 სტრატეგია დაგეხმარებათ:
1. გაიცანით თქვენი აუდიტორია და გაიგეთ, რომელია მათთვის სასურველი საკომუნიკაციო სტილი
მართალია, შიდა ელ.ფოსტები საკმაოდ არაფორმალურია, ემოჯებითა და სხვა მახასიათებლებით, მაგრამ გარე დაინტერესებულ მხარეებთან მიმოწერა მაინც ტრადიციულ მიდგომას მოიცავს.
ამიტომ, მეტი სიცხადისთვის, სახელმძღვანელო წესები ჩამოაყალიბეთ, რომლებსაც გუნდი ელ.ფოსტის კომუნიკაციისას დაიცავს, რათა ასე საერთო მოლოდინებიც ჩამოგიყალიბდეთ. თუმცა, მანამდე, კარგად შეაფასეთ, რამდენადაა ელ.ფოსტა ყველაზე შესაფერისი მედიუმი თქვენი შეტყობინებისთვის, რადგან ზოგიერთი საუბარი უმჯობესია თუ პირისპირ შეხვედრისას მოხდება, ვიდეოზარით ან თუნდაც მყისიერი შეტყობინებების პლატფორმებით.
განსხვავებულ თაობებსა თუ ორგანიზაციულ კულტურებში ხშირად ენის მხრივ განსხვავებული მოლოდინებიც არსებობს. აქ კი წარმატების მიღწევას ის თანამშრომლები შეძლებენ, რომლებიც სამუშაო სივრცისთვის სპეციფიკური სხვაობების ამოცნობასა და ენის ნიუანსების შესწავლას შეძლებენ.
2. ფოკუსირდით სიცხადესა და ტონზე
Babbel-ის კვლევის თანახმად, თანამშრომელთა 48% უფრო მკაცრად განსჯის გრამატიკულ მხარეს ელ.ფოსტებში, ვიდრე სხვა მყისიერი შეტყობინებების აპლიკაციებში — ამიტომ, ყურადღებით გადახედეთ თქვენს შეტყობინებას, რაიმე გრამატიკული შეცდომა ან ტაიპო არ იყოს გაპარული. ხოლო არასწორ ინტერპრეტაციებს თავი რომ აარიდოთ, დააკვირდით თქვენს ტონს მიმოწერაში, რომელიმე ფრაზას მიკრომენეჯმენტად ხომ არ ჩაგითვლიან…
დარწმუნდით, რომ თქვენი ელ.ფოსტა ლაკონიურია და შეიცავს მხოლოდ საჭირო ინფორმაციებს — ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, რადგან არასაჭირო დეტალებმა, შესაძლოა, ძირითადი გზავნილის შინაარსი გადაფაროს და არასწორი ინტერპრეტაციების შანსიც გაზარდოს. მიუხედავად ამისა, ეს სიზუსტე თუ ლაკონიურობა არ უნდა მოხდეს თქვენი თავაზიანობისა და სითბოს დათმობის ხარჯზე, იგი პატივისცემითა და მკაფიო სტილით უნდა დააბალანსოთ.
3. გამოხატეთ პროფესიონალიზმი თბილად
რას ნიშნავს ეს? ისეთი ფრაზები, როგორებიცაა: „იმედი მაქვს, თავს კარგად გრძნობთ“, „მადლობა, რომ დრო დამითმეთ“, ციფრულ ინტერაქციებს მეტად ჰუმანურს ხდის ისე, რომ ელ.ფოსტის ფორმალური ბუნება არ დათმოს.
როცა მნიშვნელოვან ტექსტს ამზადებთ, თქვენთვის სანდო კოლეგასაც შეგიძლიათ, მიმართოთ და მისი მოსაზრებაც გაიზიაროთ, ერთად დაადგინოთ, რომელი ტონი იქნება უფრო მისაღები და რომელიმე ფრაზა არასწორ ინტერპრეტაციას ხომ არ გამოიწვევს მანამ, სანამ ელ.ფოსტას გაგზავნით. ეს მნიშვნელოვანია, რადგან ენობრივი უნარების განვითარებაზე ზრუნვით, თანამშრომლები უზრუნველყოფენ, რომ მათი შეტყობინებები არამარტო მკაფიო და პროფესიონალური, არამედ ემოციური ინტელექტის მქონეც იყოს.
დაბოლოს, გამომდინარე იქიდან, რომ ელ.ფოსტა აგრძელებს ტექნოლოგიურ განვითარებას, სამსახურში წარმატებით კომუნიკაციას ის შეძლებს, ვინც აქტიურად იზრუნებს ამ გამოწვევების დაძლევაზე. ყველაზე კომპეტენტურ კომუნიკატორებად კი მოგვევლინებიან ისინი, ვინც თავიანთი სტილის აუდიტორიასთან ადაპტირებას შეძლებენ ისე, რომ ავთენტურობაც შეინარჩუნონ. ასე კი ელ.ფოსტას მეტად ძლიერი პროფესიონალური კავშირების ჩამოსაყალიბებლად გამოიყენებენ.
