ბრიფი, როგორც კარგი პროექტის მთავარი რეცეპტი

წარმოიდგინეთ, რომ შედიხართ სამზარეულოში, არ გაქვთ პროდუქტები, არც კერძის მომზადება იცით, მაგრამ მაინც იღებთ ჭურჭელს და იწყებთ მზადებას. ამ დროს რომ გკითხონ, რას აკეთებო, ალბათ უპასუხებთ – „რავი, რაღაცას”. საბოლოო ჯამში, ალბათ რაღაც მართლაც გამოვა, მაგრამ ბევრად მეტ დროსაც დავხარჯავთ და მიღებული გემოებით კმაყოფილები დავრჩებით თუ არა, ესეც ძნელი სათქმელია. 

ახლა მეორე სცენარი განვიხილოთ – როცა იცით რეცეპტი, წინასწარ მომზადებული გაქვთ ყველა საჭირო ინგრედიენტი, იცით, თავიდან ბოლომდე როგორ წაიყვანოთ კერძის მზადება ისე, რომ საბოლოოდ გემრიელი შედეგი მიიღოთ, ხოლო თქვენც და თქვენი სტუმრებიც კმაყოფილნი დარჩნენ. 

სინამდვილეში ეს სტატია კულინარიაზე არ არის, ბრიფზეა – კრეატივის სფეროში ყველაზე მნიშვნელოვან და მოთხოვნად დოკუმენტზე, თუმცა პირველი სცენარი პროექტის მართვას ჰგავს ბრიფის გარეშე, ხოლო მეორე პირიქით – პროექტზე ბრიფით მუშაობას გამოხატავს. 

თანამედროვე სამყაროში ბრიფის გარეშე უკვე თითქმის არცერთი სერიოზული კომპანია თუ სააგენტო აღარ მუშაობს. ეს ის დოკუმენტია, რომელშიც იდეა, მიზანი და დამკვეთის სურვილები იკვეთება. იმისდა მიხედვით, თუ რა პროექტია, შეიძლება დამკვეთმა სავარაუდო ნიმუშები, ან თავისი წარმოდგენით, პროექტის ტექნიკური აღწერაც დაწეროს. აქვეა მითითებული პროექტის დასრულების სასურველი ვადები. აქედან გამომდინარე, ბრიფი მნიშვნელოვანი დოკუმენტია და ის შემსრულებელ გუნდს საშუალებას აძლევს, სწორად წარმოიდგინოს პროექტის საჭიროებები და საკუთარ გამოცდილებაზე დაყრდნობით დაგეგმოს სამუშაო ეტაპები.

რა არის ის ძირითადი ინფორმაცია, რაც აუცილებლად უნდა ეწეროს ბრიფში, რომ პროექტი წარმატებული გამოვიდეს? ვინ უნდა დაწეროს ბრიფი და რას უშლის ხელს ამ დოკუმენტის გარეშე წარმოებული პროექტები? ამ კითხვებზე პასუხის გაცემას სააგენტო „სმარტვების” დამფუძნებელთან, რატი გველესიანთან ერთად ვეცდებით:

„კომპანიის შესახებ ინფორმაცია ყველა ბრიფში უნდა იყოს მოცემული. კომპანიის საქმიანობის მოკლე აღწერა, როგორია მისი ხედვა და მიზნები, აუდიტორია და მათთან საკომუნიკაციო ტონი – ეს ძალიან მნიშვნელოვანი ინფორმაციაა და ბრიფს აუცილებლად უნდა ახლდეს. 

შემდეგ უკვე კონკრეტული ამოცანა უნდა იყოს ახსნილი, რა არის კომპანიის სააგენტოსთან დაკავშირების მიზანი და რა პროექტის გაკეთება უნდა დამკვეთს. ეს შეიძლება იყოს არსებული პრობლემის მოგვარება, ახალი პროექტის შექმნა და სხვა”, – რატი გველესიანი.

M: ქართულ რეალობაში ბრიფს ხან დამკვეთი ამზადებს, ხან შემსრულებელი, თქვენი აზრით, რომელი მიდგომა უფრო სწორია და აქვს თუ არა ამას მნიშვნელობა?

დიახ, ასეა. ხშირად ყოფილა, რომ დამკვეთი თავად გვიგზავნის ბრიფს, სადაც თავმოყრილი აქვს ყველა საჭირო ინფორმაცია, ვიზუალური რეფერენსები და სხვა. ასევე ხშირად ხდება, როცა დამკვეთს არ აქვს ბრიფი მზად, შეხვედრისას გავდივართ პროექტის იდეასა და მიზნებს, რის შემდეგაც ჩვენ – სააგენტო ვამზადებთ ბრიფს. 

სამუშაოების მოსამზადებელი ეტაპიდანვე ბრიფი აუცილებელია პროექტის მენეჯერისთვის, რათა მან სწორად შეძლოს ტექნიკური დავალების დაწერა და პროცესების დაგეგმვა.

რა თქმა უნდა, უმჯობესია, რომ თავად დამკვეთს ჰქონდეს შედგენილი ბრიფი. ეს პირველ რიგში ზოგავს დროს, შემდეგ უფრო უკეთეს წარმოდგენას ქმნის პროექტის შესახებ და ბევრ საქმეს ამარტივებს.

გასათვალისწინებელია ისიც, რომ ბრიფში მნიშვნელოვანია ინფორმაციების სწორად წარმოდგენა, რაცა სწორი აქცენტები დაისვას საჭიროებებზე და მომდევნო სამუშაოები სწრაფ ტემპში დაიწყოს.

M: სფეროს მიხედვით სპეციფიკურია ბრიფი თუ არსებობს ზოგადი კითხვებიც, რომლებსაც ყველა უნდა პასუხობდეს?

კომპანიის შესახებ ინფორმაცია და პროექტის მიზანი ყოველთვის საჭიროა. რაც შეეხება სფეროებს, თავისთავად, განსხვავებული კითხვებია, რომლებსაც ბრიფი პროექტის სპეციფიკის მიხედვით უნდა პასუხობდეს.

მაგალითად, ჩვენთან, Smart Web-ში ბრიფში ძირითადად ის ინფორმაცია ივსება, რომელიც ვებსაიტისა და ლოგოს დასამზადებლად არის აუცილებელი, ან კომპანიის ბრენდინგის შესაქმნელად. ასევე სპეციფიკურია მარკეტინგული კამპანიისა და სოციალური ქსელების მიმართულება, სადაც დამკვეთი კომპანიის მომხმარებლებთან ფაქტობრივად ერთი-ერთზე გვაქვს შეხება და საჭიროა ზუსტად ვიცოდეთ კომპანიისგან, თუ როგორ სურს მას პოზიციონირება საზოგადოების წინაშე. ერთი სიტყვით, ბრიფი შეიძლება იყოს შინაარსობრივად სხვადასხვა და ეს დამოკიდებულია პროექტის არსზე.

M: შეიძლება თუ არა პროექტის დროს შეიცვალოს ბრიფის რომელიმე ნაწილი და რამ შეიძლება ეს გამოიწვიოს?

არის ასეთი შემთხვევები, თუმცა სასურველი არაა, განსაკუთრებით ვებსაიტის დამზადებისას. ბრიფის მიხედვით ტექნიკური ამოცანები იწერება, პროექტის მენეჯერი გუნდის სხვა წევრებთან ერთად გეგმავს პროცესს, ჩასატარებელ სამუშაოებს, ანაწილებს როლებს. აქედან გამომდინარე, დაწყებული საქმის დროს ბრიფის შეცვლა არც ისე სახარბიელო გამოცდილებაა, თუმცა შესაძლებელია. 

სასურველია, ბრიფის გაცნობის შემდეგ ორივე მხარემ კარგად გაიაროს ყველა საკითხი და ისე დაიწყოს მუშაობა. ამით თავიდან აირიდებენ დაუგეგმავ ცვლილებებს და დაზოგავენ დროს.

M: როგორია პროექტი ბრიფით და ბრიფის გარეშე?

ბრიფით შესრულებული პროექტი ყოველთვის ბევრად უფრო ორგანიზებული და წარმატებულია, ვიდრე მის გარეშე. ზოგადად, სააგენტოები ბრიფის გარეშე არ ვმუშაობთ.

ვფიქრობ, რომ კარგად დაწერილი ბრიფი პროექტის ბირთვია. როგორც სახლს სჭირდება საძირკველი იმისთვის, რომ მყარად იდგეს მიწაზე, ისე პროექტს სჭირდება კარგი ბრიფი იმისთვის, რომ წარმატებით შესრულდეს.

სააგენტოსა და დამკვეთს შორის კომუნიკაციის დაწყება სწორედ ბრიფით უნდა მოხდეს. დამკვეთებს მინდა ვურჩიო, რომ თუ არ აქვთ ბრიფი და არც სააგენტომ შესთავაზა, აუცილებლად მოითხოვონ, რადგან ბრიფი არის საშუალება – გავუგოთ ერთმანეთს და ერთ აზრზე ვიყოთ. ბრიფის გარეშე ან ცუდად დაწერილი ბრიფით სასურველი შედეგი შეიძლება ვერ მივიღოთ, აქცენტები არასწორად დაისვას და პროექტი სულ სხვა მიმართულებით წავიდეს. უბრიფო კომუნიკაცია ჰგავს კერძის მომზადებას რეცეპტის ცოდნის გარეშე.

ავტორი: მარიამ გოჩიაშვილი