ნამდვილად არაფერია იმაზე სასიამოვნო, ვიდრე პროდუქტიულ ბრეინშტორმინგში გადასული შეხვედრები… თუმცა სტატისტიკა ასეთია — თანამშრომლების 92% შეხვედრებს ხარჯიან და არაპროდუქტიულ პროცესად მიიჩნევს. ალბათ იმიტომ, რომ ცუდი გამოცდილება დაუგროვდათ, ისეთი შეხვედრების, რომლებიც ელ.ფოსტითაც შეიძლებოდა მოგვარებულიყო ან რომლებშიც მხოლოდ რამდენიმე ადამიანი დომინირებდა.
მაგალითად, Shopify-ში ერთი ექსპერიმენტით გამოცადეს შეხვედრები შეემცირებინათ თუ საერთოდ გაეუქმებინათ, ამას „კონტროლირებად ქაოსს“ უწოდებდნენ — სამი ან მეტი ადამიანის რეგულარული შეხვედრები გააუქმეს, წაშალეს Slack-ის არასაჭირო არხები და დააწესეს ოთხშაბათი შეხვედრების გარეშე. თუმცა ამას თანამშრომლები რომ არ შეეშინებინა, კონკრეტული მიდგომა 2 კვირის ვადაში გატესტეს. ამის შემდგომ კი უკვე გუნდებს შეეძლოთ, თუ გაუქმებული შეხვედრების საჭიროებას დაინახავდნენ, ისინი კვლავ კალენდარში დაემატებინათ.
და თუ თქვენც მსგავსი შეხვედრების აუდიტის ჩატარებას გადაწყვეტთ, მეტად სავარაუდოა, რომ რამდენიმე შეხვედრა მაინც დაგრჩებათ კალენდარში ისეთი, რომლებიც თქვენთვისვე სასარგებლო იქნება. აქ კი ავტორი კლერ ჰიუზ ჯონსონი შეხვედრების გასაუმჯობესებლად PAL აკრონიმს გვთავაზობს:
P = Purpose/მიზანი — განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი და დარწმუნდით, რომ ყველა იაზრებს მას.
A = Agenda/დღის წესრიგი — გაავრცელეთ ან განსაზღვრეთ თემები, რომლებზეც საუბარი ამ მიზნის მისაღწევად გჭირდებათ.
L = Limit/ლიმიტი — დააწესეთ სახელმძღვანელო წესები, თუ რამდენი ხანი გაგრძელდება შეხვედრა და რა დროს წაიღებს კონკრეტულ საკითხებზე მსჯელობა.
„შეხვედრების გავრცელებული შეცდომა ის არის, რომ ძალიან ცოტა დროში ძალიან ბევრი თემის დაფარვას ცდილობენ, რაც საუბრების ზედაპირულად გავლას ნიშნავს და იმედგაცრუებებამდეც მივყავართ“, — განმარტავს ჯონსონი.
უკეთესი სამსახურებრივი შეხვედრებისთვის კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი კომპონენტი მათი ინკლუზიურად ქცევაა იმ ადამიანებისთვის, რომლებიც იდეების გაზიარებისას თავს კომფორტულად არ გრძნობენ. ამისთვის კი მრავალი გზა არსებობს: შეხვედრის ორგანიზატორს შეუძლია, წინასწარ ჰკითხოს დამსწრეებს კითხვების შესახებ — ეს საუბრის დაწყებაში დაგეხმარებათ და იმაშიც დაგარწმუნებთ, რომ ისინიც კი, ვინც, როგორ წესი, შეხვედრებზე არ ლაპარაკობენ, თავიანთ აზრებს გააჟღერებენ.
ანალოგიურად, მონაწილეებს შეგიძლიათ, თავიანთი აზრების შეხვედრებამდე გაგზავნა შესთავაზოთ, შემდგომ კი მიღებული პასუხები დღის წესრიგში ჩასვათ. აქვე კონკრეტულ პრობლემაზე სამუშაოდ პატარა ჯგუფებად დაყოფამ ან იდეების ბრეინშტორმინგმა, შესაძლოა, ინტროვერტებს მეტი ჩართულობისკენ უბიძგოს. აი, რაც შეეხება ინტროვერტების ექსტრავერტებთან დაწყვილებას, ეს იმას ნიშნავს, რომ ექსტრავერტს შეუძლია, დარწმუნდეს, სხვისი ხმა და იდეები ჟღერდება…
ამგვარად, ფაქტია, რომ შეხვედრები სამუშაო კულტურის განუყოფელი ნაწილია, მაგრამ თუ მას ზედმიწევნით დაგეგმავთ, ნაკლებად ხშირი და მეტად სახალისოც შეიძლება, გახდეს.
