შეხვედრებმა სახე შეიცვალა, განსაკუთრებით კი მაშინ, როცა მუშაობის ონლაინ რეჟიმზე გადავედით… თუმცა ახალი სამუშაო კალენდარი არ ეხება სახლს ან ოფისს, არამედ შეკრების სამ ტიპს და მდგომარეობებს, რომლებიც მათ საუკეთესოდ ემსახურება. ამიტომ, ახლა თითოეული მათგანი განვიხილოთ:
შეკრების 3 ტიპი
რატომ ეძახით თანამშრომლებს შეკრებებზე და არა, შეხვედრებზე? ამის ახსნა სახელშივე მოიძებნება. შეხვედრას უფრო ძლიერი კონოტაცია აქვს, გვთავაზობს, რომ ადამიანები საკონფერენციო მაგიდის ირგვლივ უნდა შეიკრიბონ და მჭიდრო დღის წესრიგიც უნდა ჰქონდეთ. შეკრებებს კი რამდენიმე მიზანი აქვს და ამჟღავნებს იდეას, რომ ჩვენ უნდა ჩავატაროთ კონკრეტული დროით განსაზღვრული მარში და სიაში არსებული საგნებიც შევამოწმოთ.
ტრანზაქციული შეხვედრები სამუშაოს წინსვლას იწვევს. ურთიერთობითი შეკრებები აძლიერებს კავშირებს, ხოლო ადაპტაციური გვეხმარება, მივმართოთ კომპლექსურ და მგრძნობიარე საკითხებს. ტრანზაქციული შეკრებების განხორციელება ონლაინ უფრო მარტივია, ურთიერთობითისა და ადაპტაციურის კი შედარებით რთული. თუმცა ახლა შესანიშნავი დროა იმისათვის, რომ ხელახლა გავიცნოთ და შევქმნათ ეს შეკრებები, რადგან ხარვეზები პანდემიამდეც ყველას ჰქონდა. მოდით, სამივეს საუკეთესო მდგომარეობას დავაკვირდეთ.
1. ტრანზაქციული შეკრებები
ეს საკითხების შესრულებას ეხება, მაგალითები მოიცავს ყოველდღიურ მცირე შეხვედრებს, გაყიდვების ყოველკვირეულ განახლებებსა და შეხვედრების დაგეგმვას. მას წარმატებისთვის კონკრეტულად 3 რამ სჭირდება:
საერთო სამუშაო დოკუმენტები
იქნება ეს Google Docs, Miro თუ FigJam… თუ თქვენს გუნდს აქამდე მსგავსი ხელსაწყოები არ გამოუყენებია, ახლა სწორედ ამის დროა. აქ რამდენიმე ადამიანს ერთდროულად შეუძლია დარედაქტირება, ყველა რეალურ დროში ხედავს განახლებებს და ის ბევრად აღემატება თეთრ დაფას, რომელსაც მხოლოდ ცოტა ადამიანი თუ აკვირდება.
ეკრანის თანასწორობა
ჰიბრიდული ტრანზაქციული შეკრებები, სადაც სულ მცირე ორი ადამიანია ერთსა და იმავე ოთახში, სარგებელს იღებს ეკრანის თანასწორობიდან ან თითოეული ადამიანის ინდივიდუალური როლისგან. ნებისმიერმა ადამიანმა, ვინც ჰიბრიდულ შეხვედრას დისტანციურად ესწრება, სავარაუდოდ, იცის, რომ რთულია ბუნდოვანი ხალხით სავსე ვირტუალურ საკონფერენციო დარბაზთან ურთიერთობა…
მასპინძელი მონაწილეობის სიგნალებს ეძებს
მართალია, ტექნოლოგია საკმაოდ შორს მიდის, მაგრამ როცა ყველა ერთად არ არის, მასპინძლებს დამატებითი პასუხისმგებლობა აქვთ: იჯაშუშონ მონაწილეობის სიგნალებზე. აწეული ხელი ან მიკროფონის გათიშვა სწორედ მონაწილეთა ჩართვის სიგნალებია. აქ ხელსაყრელი შეიძლება აღმოჩნდეს დამატებითი როლის შესრულება, რაც მოიცავს ჩართულობას, რათა მხარი დაუჭიროს მასპინძელს აქტიური და სამართლიანი მონაწილეობისთვის. უფრო პატარა ღონისძიებებში ჩართულობის წამყვანი და მასპინძელი სინონიმურად შეგვიძლია ჩავთვალოთ. ხოლო დიდ შეკრებებზე ცალკეული მფლობელების დანიშვნა განვიხილოთ.
2. ურთიერთობითი შეკრებები
დიახ, ეს უკვე ჩვენი კავშირების გაძლიერებისთვის კეთდება, ისტორიულად კი მაგალითები სამსახურის გარეთ შეკრებებს, ჯგუფურ ლანჩებსა და გუნდურ გასვლებს მოიცავს. ხოლო ახლა ის სამი საკითხი განვიხილოთ, რომლებიც მათ წარმატებისთვის სჭირდებათ:
ნათელი მიზნები
ურთიერთობითი შეკრებები ყველაზე მეტად „მოდი, უბრალოდ ყველა ერთად შევიკრიბოთ“ სინდრომით იტანჯება, ანუ იდეით, რომლის თანახმადაც ადამიანების ერთად შეკრება საკმარისი უნდა იყოს. შესაძლოა, მსგავსი ღონისძიებები საყვარლადაც გეჩვენებოდეთ, მაგრამ ისინი ხელს არ უწყობს ურთიერთობების ჩამოყალიბებას. ამის ნაცვლად, ურთიერთობითი შეკრებები ნათელი მიზნებით უნდა შექმნათ. ყველას გაცნობის ნაცვლად, ცადეთ ისეთი მიზნები, როგორებიცაა:
- კარიერული განვითარების შესახებ ინფორმაციის მიღება
- მამოძრავებელი მოტივატორების გააზრება
- ზრდის მომენტების ასახვა
ეს მიზნები ადამიანებს ერთმანეთის უფრო ბუნებრივად გაცნობის საშუალებას აძლევს.
სტრუქტურიზებული აქტივობები
მნიშვნელოვანია, ყველასთვის თავისუფალი დროის მიცემის ნაცვლად, დრო გამიზნულად გამოიყენოთ, მაგალითად, გამოყავით სესიები და გაანაწილეთ აქტივობები პატარა ჯგუფებში. ეს შეიძლება იყოს:
- მთავარ საკითხებზე ხაზგასმით კარიერული რუკის დახაზვა
- სამუშაოსთან დაკავშირებული იმ ერთი რჩევის გაზიარება, რომელსაც ხშირად უბრუნდებით
- ამბის მოყოლა თქვენი გამძლეობის შესახებ
ძლიერი ურთიერთობები ღიაობის დონეების მიხედვით შენდება, ასე რომ ეს აქტივობები ნებას რთავს ადამიანებს, აირჩიონ გამოხატვის მათთვის კომფორტული დონეები. შესაძლოა, ლიდერთა გუნდი, რომელიც უკვე წლებია ერთად მუშაობს, უფრო სიღრმისეულ ისტორიებს აზიარებდეს, ვიდრე გუნდის ახალი წევრები.
ხოლო, თუ თქვენი გუნდის მხოლოდ ქვეჯგუფი შეკრიბეთ, შექმენით განსხვავებული, ასინქრონული გზა იმ ადამიანების ჩასართავად, რომლებიც ამ შეკრებას არ ესწრებიან. მაგალითად, რჩევის აქტივობისთვის, შეგიძლიათ მათ სთხოვოთ საკუთარი მაგალითი წინასწარ ჩაწერილი ვიდეოს სახით გაგიზიარონ.
ადამიანთა გაერთიანება ფუნქციების, დონეებისა და ლოკაციების მიხედვით
ჩვენ მივდივართ იქ, სადაც თავს კომფორტულად ვგრძნობთ, იქნება ეს გუნდის წევრებთან, ჩვენს კოლეგებთან თუ მსგავსი გარემოებების მქონე ადამიანებთან საუბარი. მაგრამ ორგანიზაციებს ამ ურთიერთობების მიღმა არსებული საზღვრებიც სჭირდებათ, რასაც ურთიერთობითმა შეკრებებმა შეიძლება დაუჭიროს მხარი იმ ადამიანების გამიზნულად დაკავშირებით, რომლებიც ბუნებრივად არ იზიდავენ ერთმანეთს.
3. ადაპტაციური შეკრებები
ადაპტაციური შეკრებები კი გვეხმარება, მივმართოთ უფრო კომპლექსურ და მგრძნობიარე საკითხებს, სადაც სწორი პროცესი ან სასურველი შედეგი თავიდანვე აშკარა არ არის. ეს შეკრებები სისწრაფესა და მგრძნობელობას მოითხოვს. იქნება სტრატეგიული სესიები, ინოვაციური სპრინტები, კარიერული საუბრები თუ სოციალურ საკითხზე ორგანიზაციული გავლენის ნავიგაცია. ხოლო, თუ აქაც წარმატებული გინდათ იყოთ, შემდეგი სამი მდგომარეობა უნდა გაითვალისწინოთ:
მოქნილი და განსხვავებული გარემო
სივრცეს გავლენა აქვს იმაზე, თუ როგორ ურთიერთობენ ადამიანები, ასე რომ, მდებარეობა პირველი მინიშნებაა მონაწილეებისთვის იმისა, თუ როგორი იქნება შემდგომი საუბრები.
როცა ონლაინ ერთვებით, ეცადეთ ვიდეოს მიღმაც გახვიდეთ. მაგალითად, ვიდეოს გამორთვით ე. წ. ბრეინშტორმინგის სესიები შეიმუშავეთ და ფოკუსირდით ციფრულ დაფაზე. ეცადეთ უმასპინძლოთ ისეთ დელიკატურ საუბრებს, სადაც სხეულის ენას მნიშვნელობა აქვს, სადაც ადამიანები ტახტზე ან სკამებზე სხედან და არა, მერხებთან კამერით…
უსაფრთხოების შეგრძნება
ისტორიულად, რთული ან მგრძნობიარე საუბრების დროს ჩვენ სხეულის ენას უნდა დავაკვირდეთ და გამოვიყენოთ ფიზიკური სივრცე უსაფრთხოების გრძნობის შესაქმნელად. მაგრამ პანდემიის დროს ისიც ვისწავლეთ, რომ ეს არ არის აუცილებელი ან სასურველი. მაგალითი მგრძნობიარე კარიერული საუბრებია. როცა თქვენი ინსტინქტი შეიძლება იყოს ამ შეხვედრების პირისპირ გამართვა, ზოგიერთ თანამშრომელს ონლაინ დისკუსიები ურჩევნია. ეკრანი ეხმარება მათ, შეამოწმონ თავიანთი ემოციები და უკეთ აკონტროლონ იგი. ამიტომ, თანამშრომლებს ავტონომიურობა უნდა მისცეთ.
ამოისუნთქეთ დაძაბულობის მოსახსნელად
ხშირად კომპლექსურ პრობლემებს დროის ზეწოლა ახლავს თან და „ამოსუნთქვა“ აქ ძალიან გვეხმარება. იმისათვის, რომ დასკვნები მშვიდ მდგომარეობაში გამოიტანოთ, განაცალკევეთ დისკუსიებისა და გადაწყვეტილების მიღების პროცესი. ოთახში ეს, შესაძლოა, ყავის შესვენება და ამ დროს რაღაცაზე ერთად სიცილი იყოს. ონლაინ კი უნდა მოუწოდოთ ყველას, რომ არ იფიქრონ კონკრეტულ საკითხზე. ფოკუსირებაში ეს ცვლილება მცირე მნიშვნელობის არ არის, იგი წარმატებული შედეგებისთვის კრიტიკული კომპონენტია.
რა უნდა გააკეთოთ, თუ თქვენი შეკრებები ზემოთ ჩამოთვლილიდან ყველას ან არცერთს მოიცავს?
მიუხედავად იმისა, რომ ამ შეხვედრების წარმატებისთვის განსხვავებული მოქმედებებია საჭირო, ეს სულაც არ ნიშნავს იმას, რომ თქვენ მათი გაერთიანება არ შეგიძლიათ. ამის მაგალითი ოფისის გარე შეხვედრებია, რათა ააგოთ ურთიერთობები, მიმართოთ კომპლექსურ სტრატეგიულ საკითხებს და შეასრულოთ სამუშაო. დააწესეთ განცალკევებული მდგომარეობები თითოეული მათგანისთვის: შეურიეთ და შეაჯიბრეთ ადამიანები, რომლებიც ბუნებრივად არ იზიდავენ ერთმანეთს, ნება მიეცით სტრატეგიულ დისკუსიებს, ჰქონდეთ ამოსუნთქვის ოთახი და გამოიყენეთ განსხვავებული სივრცეები აქტივობის თითოეული ტიპისთვის.
შესაძლოა, სხვა ღონისძიებებმა არ გაგრძნობინოთ თავი ტრანზაქციულ, ურთიერთობით ან ადაპტაციურ შეკრებებზე, თუმცა ეს პრობლემას არ წარმოადგენს. რადგან ეფექტური შეკრების გზა ყოველთვის ეხება იმის კითხვას, თუ რატომ ვხვდებით? რის მიღწევას ვცდილობთ? და თითოეული საჭიროებისთვის საკუთარი სივრცისა და ადგილის ქონას. შესაძლოა, გაგაკვირვოთ იმ სიხშირემ, რომლითაც გუნდს ხვდებით, თუმცა ეს ყველაფერი საჭიროებებიდან გამომდინარეობს, იქნება ყოველთვიური, კვარტალური თუ წელიწადში ერთხელ შეკრება.
ხოლო, თუ არ შეგიძლიათ ორგანიზაციული ცვლილების მოხდენა, თქვენ ჯერ კიდევ გაქვთ ძალა, გავლენა გქონდეთ თქვენივე შეკრებებზე. პოლიტიკით, რომელიც მიგითითებთ, სად უნდა იყოთ და არა, რატომ, ხელახალი ორიენტირება გაუკეთეთ იმას, თუ როგორ ატარებთ შეკრებებს. მნიშვნელოვანია, თქვენი პრიორიტეტები ხალხის საჭიროებებზე გადაიტანოთ.
წყარო: HBR
