in

რა ტექსტი დავაყენოთ მეილის ავტომოპასუხეზე, თუ შვებულებაში გავდივართ?

ზაფხულის ცხელი სეზონია. მთელი წელი რომ ელოდით, ის ნანატრი შვებულება დგება და ჩემოდნის ჩალაგებაში ხართ, მაგრამ არის საქმეები, რომლებიც აუცილებლად უნდა მოასწროთ დასვენების დღეების ათვლამდე და ერთ-ერთი ასეთი მნიშვნელოვანი საქმეა E-mail-ზე ე.წ. out of office ტექსტის დაყენება, ანუ მესიჯის, რომელსაც მეილის სისტემა ავტომატურად დააგენერირებს, თუ თქვენი არყოფნის პერიოდში ვინმემ საქმიანი წერილი მოგწერათ. 

ისევე, როგორც ზოგადად მეილის დაგზავნას, ამ კონკრეტულ მესიჯსაც თავისი წესები აქვს და აუცილებელია რამდენიმე ფაქტორის გათვალისწინება, როცა მას ვაყენებთ. 

მესიჯის ტონი

ავტომატური პასუხის ტონი ისეთივე შერჩეული უნდა იყოს, როგორიც თავად ჩვენი საუბრის ტონი, როცა რეალურად ვწერთ ვინმეს შეტყობინებას. ეს მესიჯი შეიძლება იყოს ძალიან ოფიციალურიცა და ოდნავ იუმორნარევიც. თქვენს პოზიციაზე, სამსახურსა და ზოგადად იმ კომპანიის ხასიათზეა დამოკიდებული, რომელსაც წარმოადგენთ. თუ ფრილანსერი ხართ, კიდევ უფრო მეტად გაქვთ თავისუფლება, თუმცა, რა თქმა უნდა, იუმორნარევი სწორად უნდა გავიგოთ და რაიმე ზედმეტი არ უნდა მოგვივიდეს ამ ტექსტში.

ვადები

ტექსტში აუცილებლად უნდა იყოს მოხსენიებული ვადები, ანუ ადრესატს უნდა უთხრათ, როდიდან როდემდე არ იქნებით ხელმისაწვდომი და რომელი რიცხვიდან უნდა ელოდოს თქვენს საქმიან წერილს. 

ალტერნატიული საკონტაქტო

ეს აუცილებელი პირობაა. შვებულებაში ყოფნის დროს ადრესატებს აუცილებლად უნდა დაუტოვოთ ალტერნატიული საკონტაქტო. ეს შეიძლება იყოს თქვენი შემცვლელის ან იმ კოლეგის ელ. ფოსტა, რომელსაც შეუძლია ამ ადამიანის დახმარება მანამ, სანამ თქვენ არ დაბრუნდებით სამსახურში.

ის ადამიანები, რომლებთანაც საქმიანი მიმოწერა და ურთიერთობა გაქვთ, ნამდვილად იმსახურებენ, რომ იცოდნენ, როდის ხართ შვებულებაში და ვის შეიძლება ეკონტაქტონ ამ საქმეებზე თქვენს არყოფნაში. ამასთან, ეს თქვენთვისაც სასარგებლო იქნება, რადგან თავიდან აიცილებთ ზედმეტ ზარებსა და თქვენთან დაკავშირების ალტერნატიულ მცდელობებს შუა ზღვასა და მთაში ყოფნისას.

ქვემოთ წარმოგიდგენთ ტექსტის რამდენიმე ვარიანტს, რომელიც შეგიძლიათ, ავტომოპასუხედ დააყენოთ ელ.ფოსტაზე:

სტანდარტული, ოფიციალური პასუხი

„მოგესალმებით,

გმადლობთ მეილისთვის. გაცნობებთ, რომ 8-დან 15 აგვისტომდე ვიმყოფები შვებულებაში. 

თუ გადაუდებელი საქმე გაქვთ, გთხოვთ, დაუკავშირდეთ ჩემს კოლეგას მარკეტინგის განყოფილებიდან: სახელი, გვარი, ელ.ფოსტა და ტელეფონის ნომერი (ან ერთ-ერთი მაინც)”.

უშუალო ტონი

„გამარჯობა! 

მადლობა მეილისთვის. სიამოვნებით დაგეხმარებოდით, მაგრამ შვებულებაში გავედი და არ შემიძლია მეილებზე პასუხების გაცემა.

გთხოვთ, ჩემს კოლეგას (სახელი, გვარი, პოზიცია) დაუკავშირდეთ და იგი დაგაკვალიანებთ ჩემს დაბრუნებამდე”.

მზრუნველი ტონი

„გამარჯობა! სამწუხაროდ, ისეთ დროს დამიკავშირდით, როდესაც შვებულებაში ვარ. თუ გჭირდებათ მასალები ჩვენს მიმდინარე პროექტზე, შეგიძლიათ, იხილოთ ბმული, სადაც ისინი ავტვირთე. 

თუ სხვა საკითხზე მიკავშირდებით, დაეკონტაქტეთ ჩემს ასისტენტს: სახელი გვარი, საკონტაქტო”.

მსუბუქი იუმორით გაჯერებული პასუხი 

„სალამი!

თქვენდა სამწუხაროდ, მე ახლა არ შემიძლია გიპასუხოთ მეილზე, რადგან ჩემდა საბედნიეროდ, შვებულებაში ვარ.

გთხოვთ, ჩემს კოლეგას მიმართოთ დახმარებითვის: სახელი, გვარი, პოზიცია, საკონტაქტო”.

მსუბუქი იუმორითა და ოდნავი ირონიით გაჯერებული პასუხი

„გამარჯობა!

დიდი სიამოვნებით დაგეხმარებოდით, მაგრამ მე ახლა ჩემი ძვირფასი შვებულებით ვტკბები ზღვისპირას, ამიტომ, თუ შეიძლება, ჩემს კოლეგას მიმართეთ.

თქვენ კი სასიამოვნო მუშაობას გისურვებთ”.

 

ავტორი: მარიამ გოჩიაშვილი

5 დიდი საერთაშორისო ბრენდი, რომელიც გარემოს დაცვას დიდ ყურადღებას აქცევს

La Bouche Rouge პლასტმასისგან თავისუფალ ტუჩსაცხს ქმნის